Assistant(e) de direction & Office Manager

Alec Allan et Associés; Lausanne; Vor Ort; CHF 70.000 - 90.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Alec Allan et Associés à Lausanne recherche un(e) Assistant(e) de direction et Office Manager à 80 % pour soutenir le CEO et assurer l’organisation des activités quotidiennes. Vous anticipez les besoins, coordonnez les échanges et êtes le point de contact privilégié pour les interlocuteurs internes et externes.

Le poste combine environ 75 % d’assistanat de direction et 25 % d’office management, en équipe restreinte et dynamique.

Qualifikationen

• 5 à 7 ans d’expérience en assistanat de direction.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais.
• Très bonnes capacités rédactionnelles.
• Autonomie et sens du service.
• Discrétion et esprit collaboratif.

Aufgaben

• Gérer l’agenda du CEO et prioriser les engagements.
• Organiser les déplacements et la logistique d’événements.
• Préparer réunions, présentations et documents administratifs.
• Suivre les décisions et actions administratives.
• Coordonner les partenaires externes et les services internes.
• Assurer le suivi du personnel et des notes de frais.
• Classer et archiver les documents et soutenir la direction.
• Accueillir visiteurs et gérer la messagerie et courrier.
• Veiller au bon fonctionnement des bureaux et Fournitures.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Autonomie

Proactivité

Relationnel

Français/Anglais

Jobbeschreibung

Pour le compte de l’un de nos clients, une organisation active dans l’innovation et basée à Lausanne, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction et Office Manager à 80 %.

Votre mission :

Rattaché(e) au CEO, vous assurez l’organisation et le suivi de ses activités quotidiennes afin de lui permettre de se concentrer sur ses priorités stratégiques. Vous anticipez les besoins, coordonnez les échanges et êtes un point de contact privilégié pour les interlocuteurs internes et externes.

Vous contribuez également au bon fonctionnement des bureaux au sein d’une petite équipe engagée et agile. Le poste se répartit entre environ 75 % d’assistanat de direction et 25 % d’office management.

Vos responsabilités :

• Gérer de manière proactive l’agenda du CEO, organiser ses rendez-vous et prioriser ses engagements.
• Coordonner les déplacements de la direction ainsi que la logistique des conférences et événements externes.
• Préparer les réunions, présentations et documents utiles et assurer le suivi administratif des décisions et des actions.
• Coordonner les partenaires administratifs externes, notamment la fiduciaire, la régie et les prestataires de gestion des bâtiments.
• Assurer le suivi administratif du personnel, notamment les dossiers, les vacances et les notes de frais.
• Organiser le classement et l’archivage des documents confidentiels et soutenir ponctuellement les membres de la direction.
• Accueillir les visiteurs, gérer la messagerie générale et le courrier et orienter les demandes.
• Veiller au bon fonctionnement des bureaux, anticiper les besoins et gérer les fournitures et la petite caisse.
• Organiser les événements internes et les initiatives contribuant à la convivialité de l’équipe.

Profil recherché :

• 5/7 ans d’expérience en assistanat de direction, idéalement auprès d’une direction générale.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, et très bonnes capacités rédactionnelles. Toute autre langue constitue un atout.
• Organisation, rigueur et capacité à anticiper les besoins et à gérer les priorités.
• Autonomie, proactivité et flexibilité, avec une approche orientée solutions.
• Discrétion, sens du service, aisance relationnelle et esprit collaboratif.