Mitarbeiter*in Administration 80-100%

inAut GmbH; Luzern; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

5 Wochen Ferien

Homeoffice möglich

Attraktive Entlöhnung

Job summary

inAut GmbH sucht eine engagierte Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter im Bereich Administration (w/m/d) 80-100% mit Fokus auf Organisation und Koordination an den Standorten Zürich und Luzern. Du unterstützt Coaches, erfasst Coachingaufträge im CRM, recherchierst Kontakte und kümmerst dich um Büroabläufe.

Zu deinen Aufgaben gehören Telefondienst, Dokumentation, IT-Unterstützung und die Mitwirkung an der Standortorganisation. Wir setzen auf eigenständige Arbeitsweise, Teamgeist und Flexibilität.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Administration.
• Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative, Flexibilität und Freude daran, Dinge unkompliziert anzupacken und Lösungen zu finden.

Responsibilities

• Unterstützung der Coaches in Zürich und Zentralschweiz im administrativen Tagesgeschäft.
• Erfassen neuer Coachingaufträge in unserem CRM-System, Pflege von Falldaten und Dokumenten.
• Recherche von Arbeitsplätzen, Vorbereitung von Akquiseanfragen und Kontakte.
• Unterstützung am Telefondienst und Vorbereitungen von IV-Taggeldbescheinigungen.
• Technische Unterstützung bei IT-Fragen und helfen beim Einrichten neuer Geräte.
• Organisation des Standorts Zürich und Sicherstellung von reibungslosen Abläufen im Büro.

Skills

MS Office

IT-Affinität

Organisationstalent

Teamfähig

Eigeninitiative

Kundenkontakt

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

CRM-System

Job description

Die inAut GmbH unterstützt im Auftrag der IV und anderer zuweisender Stellen neurodiverse Personen (Autismus-Spektrum, AD(H)S) bei der Suche und beim Erhalt eines Ausbildungs- oder Arbeitsplatzes in der Privatwirtschaft. Wir verbinden soziales Denken mit wirtschaftlichem Handeln.

Unser Engagement wächst stetig – und damit auch unser Team. Für unsere Standorte in Zürich und Luzern suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine aufgestellte Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt und auch dann den Überblick behält, wenn es einmal etwas schneller geht.

Mitarbeiter*in Administration (w/m/d) 80-100%

Das erwartet dich bei uns

Bei uns ist einiges los: Du unterstützt unsere Coaches in den Regionen Zürich und Zentralschweiz im administrativen Tagesgeschäft, sorgst im Hintergrund für reibungslose Abläufe und packst dort an, wo gerade Unterstützung gefragt ist. Dein Arbeitsalltag verteilt sich auf unsere Standorte in Zürich und Luzern, mit Schwerpunkt in Zürich.

• Du übernimmst vielseitige administrative und organisatorische Aufgaben und stehst dabei mit Auftraggebenden, Arbeitgebenden, Klient:innen und weiteren Kontaktpersonen im Austausch
• Du erfasst neue Coachingaufträge in unserem CRM-System, pflegst Falldaten und hältst Informationen und Dokumente aktuell
• Du unterstützt bei der Suche nach geeigneten Arbeits- und Einsatzplätzen, recherchierst Unternehmen und Kontakte und bereitest Akquiseanfragen vor
• Du beteiligst dich am Telefondienst, bearbeitest beispielsweise IV-Taggeldbescheinigungen, empfängst bei Bedarf Gäste und vertrittst unsere Assistentin der Geschäftsleitung
• Du bist bei technischen Fragen eine erste Anlaufstelle, unterstützt bei kleineren IT-Problemen und hilfst beim Einrichten neuer Geräte
• Du kümmerst dich um die Organisation unseres Standorts Zürich und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft

Das bringst du mit

Du arbeitest gerne selbstständig, denkst voraus und packst To-dos unkompliziert an. Unterschiedliche Aufgaben und wechselnde Prioritäten motivieren dich – auch wenn es mal hektisch wird, bleibst du flexibel und lösungsorientiert.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Administration – idealerweise in einem abwechslungsreichen, dynamischen Umfeld
• Eine rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Eigeninitiative, Flexibilität und Freude daran, Dinge unkompliziert anzupacken und Lösungen zu finden
• Einen sicheren Umgang mit MS Office, IT-Affinität sowie Freude an digitalen Tools und KI
• Eine zuverlässige, diskrete Persönlichkeit mit einem guten Sprachgefühl, sehr guten Deutschkenntnissen und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Bereitschaft, regelmässig an unseren Standorten in Zürich und Luzern zu arbeiten sowie während der Einarbeitung vereinzelt auch in Bern

Darauf kannst du dich freuen

Vielseitige Aufgaben sind das eine – gute Rahmenbedingungen und ein unkompliziertes Miteinander gehören für uns genauso dazu. Deshalb bieten wir dir:

• Eine vielseitige Funktion mit Eigenverantwortung und der Möglichkeit, je nach Interesse und Stärken weitere Aufgaben zu übernehmen
• Ein engagiertes und humorvolles Team, das sich gegenseitig unterstützt und den Austausch schätzt
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und Raum für eigene Ideen
• Eine sorgfältige Einarbeitung, damit du gut vorbereitet in deine neue Aufgabe starten kannst
• Eine attraktive Entlöhnung, 5 Wochen Ferien und die Möglichkeit, nach Absprache auch im Homeoffice zu arbeiten

Bei der Besetzung dieser Stelle verzichten wir auf Dossiers von Personalvermittlern.