Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%)

Swiss Digital Network GmbH; Zürich; Hybrid; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Remote work möglich

Flexible Arbeitszeitgestaltung 40–60%

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gestaltungsspielraum

Zusammenfassung

Swiss Digital Network GmbH mit Sitz in Zürich sucht eine zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.

Sie arbeiten an Finanzen, Buchhaltung, HR-Belangen und der Optimierung von Arbeitsabläufen; remote-Optionen und Entwicklungsmöglichkeiten gehören dazu.

Qualifikationen

• Abwicklung Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Rechnungen erfassen und prüfen.
• Fakturierung, Mahnwesen und Überwachung offener Posten.
• Vorbereitung der Unterlagen für Treuhandbüro; Quartals- und Jahresabschlüsse.
• Lohnbuchhaltung inkl. AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK.
• Spesenabrechnungen prüfen; Budgetierung, Reporting, KPIs unterstützen.
• Onboarding/Offboarding; Stammdatenpflege.
• Monatliche Zeitrapportierung für Projekte; Unterstützung der Projektleiter.
• Büroorganisation; Büromaterial-IT-Equipment-Bestellungen; Büroalltag sicherstellen.
• Backoffice-Prozesse analysieren; Automatisierungspotenzial identifizieren.
• Neue digitale Tools implementieren; Schulung der Mitarbeitenden.

Aufgaben

• Finanzen, Administration und HR-Prozesse zukunftsfähig gestalten.
• Analyse und Optimierung bestehender Backoffice-Prozesse.
• Begleitung bei Digitalisierung, Automatisierung und Tools-Einführung.
• Schnittstelle zu Teams, CRM und Zeiterfassung.
• Unterstützung der Teamleitung bei Budgetierung und Reporting.

Kenntnisse

Finanzen & Buchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung

Lohnbuchhaltung

Automatisierung

IT-Know-how

Microsoft 365

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Französisch vorteilhaft

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Wirtschaftsinformatik-Studium von Vorteil

Tools

Bexio

Microsoft 365

CRM-Systeme

Lohnabrechnungstools

Jobbeschreibung

Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.

Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen)
• Fakturierung und Mahnwesen sowie Überwachung offener Posten
• Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse)
• Lohnbuchhaltung Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
• Prüfung und Verbuchung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu automatisieren und zu optimieren
• Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten
• Sicherstellen der monatlichen Zeitrapportierung für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros, Büromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur
• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings

Digitalisierung & Automatisierung

• Analyse der bestehenden Backoffice-Prozesse (Finanzen, Administration, HR) auf Optimierungs- und Automatisierungspotenzial
• Implementierung und Betreuung neuer digitaler Tools und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um Routineaufgaben zu automatisieren und effizienter zu gestalten
• Weiterentwicklung interner Prozesse: In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung)
• Verwaltung und Pflege unserer Kollaborationsplattformen (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice
• Kaufmännische Grundausbildung oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration und zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik (FH/Uni) oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools (z.B. Bexio) wird erwartet
• Technologie-affin und analytisch: Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und scheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Effizienzsteigerung
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Teamgeist: Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine Hands-on-Mentalität zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an
• Sprachen: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; Französischkenntnisse sind von Vorteil

Benefits

• Eine Schlüsselrolle bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene Ideen einbringen und umsetzen
• Ein modernes Büro im Herzen von Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur sowie der Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten (Home-Office nach Absprache)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem 40–60% Pensum
• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT
• Ein unterstützendes, wertschätzendes Team und eine offene Unternehmenskultur, die von Innovation und Zusammenarbeit geprägt ist
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und berufliche Entwicklung, um gemeinsam mit uns zu wachsen

Diese Rolle ist ideal für Kandidatinnen und Kandidaten, die administrative Exzellenz mit IT-Know-how verbinden möchten und Freude daran haben, traditionelle Backoffice-Aufgaben mittels moderner Technologien effizienter zu gestalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!