Mitarbeiter*in Administration 80-100%

inAut GmbH; Luzern; Hybrid; CHF 60.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vielseitige Aufgaben

Engagiertes Team

Kurze Entscheidungswege

Sorgfältige Einarbeitung

Homeoffice möglich

Zusammenfassung

inAut GmbH sucht eine engagierte Persönlichkeit für die Administration (80–100%) an den Standorten Zürich und Luzern. Sie unterstützen Coaches, erfassen Aufträge im CRM, pflegen Falldaten und helfen bei der Akquise, Telefondienst und IT-Belange gehören ebenfalls dazu.

Sie arbeiten flexibel, kommunizieren sicher mit Klient:innen und Kontaktpersonen, und reisen gelegentlich nach Bern während der Einarbeitungsphase. Attraktive Anstellungsbedingungen und Homeoffice‑Optionen werden geboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Administration.
• Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise.
• Eigeninitiative, Flexibilität und problemlösungsorientiertes Denken.
• Sicherer Umgang mit MS Office, IT‑Affinität und Freude an digitalen Tools.
• Gutes Deutsch, Kontaktfreudig, diskret.
• Bereitschaft, an Standorten Zürich/Luzern zu arbeiten, gelegentlich auch in Bern während der Einarbeitung.

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Aufgaben im Austausch mit Auftraggebenden, Arbeitgebenden, Klient:innen und weiteren Kontaktpersonen.
• Neue Coachingaufträge im CRM-System erfassen, Falldaten pflegen und Informationen/Dokumente aktuell halten.
• Unterstützung bei der Jobsuche, Recherche von Unternehmen/Kontakten und Vorbereitung von Akquiseanfragen.
• Telefondienst, IV‑Taggeldbescheinigungen bearbeiten, Gäste empfangen, Assistentin der Geschäftsleitung vertreten.
• Organisation des Standorts Zürich und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Flexibilität

MS Office

IT‑Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

CRM-System

Office 365

Jobbeschreibung

Mitarbeiter*in Administration (w/m/d) 80-100%

Die inAut GmbH unterstützt im Auftrag der IV und anderer zuweisender Stellen neurodiverse Personen (Autismus-Spektrum, AD(H)S) bei der Suche und beim Erhalt eines Ausbildungs- oder Arbeitsplatzes in der Privatwirtschaft. Wir verbinden soziales Denken mit wirtschaftlichem Handeln.

Unser Engagement wächst stetig – und damit auch unser Team. Für unsere Standorte in Zürich und Luzern suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine aufgestellte Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt und auch dann den Überblick behält, wenn es einmal etwas schneller geht.

Das erwartet dich bei uns

Bei uns ist einiges los: Du unterstützt unsere Coaches in den Regionen Zürich und Zentralschweiz im administrativen Tagesgeschäft, sorgst im Hintergrund für reibungslose Abläufe und packst dort an, wo gerade Unterstützung gefragt ist. Dein Arbeitsalltag verteilt sich auf unsere Standorte in Zürich und Luzern, mit Schwerpunkt in Zürich.

• Du übernimmst vielseitige administrative und organisatorische Aufgaben und stehst dabei mit Auftraggebenden, Arbeitgebenden, Klient:innen und weiteren Kontaktpersonen im Austausch
• Du erfasst neue Coachingaufträge in unserem CRM-System, pflegst Falldaten und hältst Informationen und Dokumente aktuell
• Du unterstützt bei der Suche nach geeigneten Arbeits- und Einsatzplätzen, recherchierst Unternehmen und Kontakte und bereitest Akquiseanfragen vor
• Du beteiligst dich am Telefondienst, bearbeitest beispielsweise IV-Taggeldbescheinigungen, empfängst bei Bedarf Gäste und vertrittst unsere Assistentin der Geschäftsleitung
• Du bist bei technischen Fragen eine erste Anlaufstelle, unterstützt bei kleineren IT-Problemen und hilfst beim Einrichten neuer Geräte
• Du kümmerst dich um die Organisation unseres Standorts Zürich und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft

Das bringst du mit

Du arbeitest gerne selbstständig, denkst voraus und packst To-dos unkompliziert an. Unterschiedliche Aufgaben und wechselnde Prioritäten motivieren dich – auch wenn es mal hektisch wird, bleibst du flexibel und lösungsorientiert.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Administration – idealerweise in einem abwechslungsreichen, dynamischen Umfeld
• Eine rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Eigeninitiative, Flexibilität und Freude daran, Dinge unkompliziert anzupacken und Lösungen zu finden
• Einen sicheren Umgang mit MS Office, IT-Affinität sowie Freude an digitalen Tools und KI
• Eine zuverlässige, diskrete Persönlichkeit mit einem guten Sprachgefühl, sehr guten Deutschkenntnissen und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Bereitschaft, regelmässig an unseren Standorten in Zürich und Luzern zu arbeiten sowie während der Einarbeitung vereinzelt auch in Bern

Darauf kannst du dich freuen

Vielseitige Aufgaben sind das eine – gute Rahmenbedingungen und ein unkompliziertes Miteinander gehören für uns genauso dazu. Deshalb bieten wir dir:

• Eine vielseitige Funktion mit Eigenverantwortung und der Möglichkeit, je nach Interesse und Stärken weitere Aufgaben zu übernehmen
• Ein engagiertes und humorvolles Team, das sich gegenseitig unterstützt und den Austausch schätzt
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und Raum für eigene Ideen
• Eine sorgfältige Einarbeitung, damit du gut vorbereitet in deine neue Aufgabe starten kannst
• Eine attraktive Entlöhnung, 5 Wochen Ferien und die Möglichkeit, nach Absprache auch im Homeoffice zu arbeiten

Bei der Besetzung dieser Stelle verzichten wir auf Dossiers von Personalvermittlern.

• inAut GmbH
  Habsburgerstrasse 16
  6003 Luzern

• Work location 6003 Luzern (LU)
• Workload 80% - 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• By online Online form