Lehrstuhlsekretariat: Organisation & Administration (flexibel)

Universität St.Gallen (HSG)

Sankt Gallen

On-site

CHF 65,000 - 90,000

Full time

27 hours ago

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Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle

Teilzeitanstellungen

Mutterschaftsurlaub 16 Wochen

Subventionierte Kinderkrippe

Job summary

Universität St.Gallen (HSG) sucht eine engagierte Assistenz im Sekretariat zur zentralen Anlaufstelle für Lehrstuhl und Kernhaushalt. Sie planen Termine und Reisen, betreuen Spesen- und Zeiterfassung, unterstützen Verträge sowie den Bewerbungsprozess.

Zusätzlich koordinieren Sie Budget- und Rechnungsprozesse, betreuen IT-Lizenzen und sorgen für eine professionelle Außenwirkung des Lehrstuhls. Sie arbeiten teamorientiert, kommunizieren sicher in Deutsch und Englisch und tragen zu einem

Qualifications

Kaufmännische Grundbildung
Berufserfahrung in der Administration und Organisation eines Sekretariats
Sprachkenntnisse: Deutsch (fliessend), Englisch (in Wort und Schrift)
Sehr gute IT-Anwender Kenntnisse (affin mit neuen Programmen)
Freundliches, kommunikatives Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, vernetztes Denke, Dienstleistungsorientiert
Hohe Teamfähigkeit, Integration in bestehendes Team

Responsibilities

Sekretariat & Kommunikation - zentrale Anlaufstelle für Lehrstuhl und Kernhaushalt, Termin- und Reiseplanung
Personaladministration - Spesenabrechnungen, Zeiterfassung, Vertragserstellungen und Bewerbungsprozess
Finanz- und Rechnungsadministration - Kreditkartenbelege, Rechnungen, Finanzportale, Jahresabschluss
Büroorganisation & IT-Koordination - Büroinfrastruktur, Software-Lizenzen, Mailgruppen, Zugriffsrechte
Sonderaufgaben & Jahresprojekte - Organisation Fachtagung, Jahresbericht, Social Media & Medienauftritte