HR & Executive Assistant

Job-Room; Oberembrach; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Helvetic Motion AG sucht eine HR & Executive Assistant (80%-100%) in der Schweiz, Zürich. Sie unterstützen HR-Administration, Payroll und das Management-Team in operativen und strategischen Belangen.

Sie bringen mehrjährige HR-Erfahrung, eine kaufmännische Grundausbildung sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Arbeitsverträge, Personalstammdaten und Spesenverwaltung gehören zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Qualifikationen

• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration, idealerweise Payroll.
• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung; HR-Weiterbildung bevorzugt.
• Gute Deutschkenntnisse; sehr gute Englischkenntnisse vorhanden; Zahlenaffinität und analytische Fähigkeiten.
• Analytische Fähigkeiten, Zahlenaffinität und Detailgenauigkeit.
• Diskretion und professioneller Auftritt gegenüber Mitarbeitenden, Behörden und externen Beratern.

Aufgaben

• Unterstützung bei administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles.
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten.
• Pflege der Personalstammdaten sowie der Zeiterfassung.
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen.
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und externen Stellen.
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls.
• Administratives Bewerbermanagement.
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz.
• Mitarbeit bei Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse.
• Verwaltung von Geburtstags- und Jubiläumsgeschenken.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen.
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen.
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten.
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und externen Stellen.
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen.
• Spesen- und Kreditkartenadministration.
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung.

Kenntnisse

HR-Administration

Payroll-Verarbeitung

Executive Support

Vertragsmanagement

Arbeitsrecht Schweiz

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

HR-Weiterbildung

HR-Assistent:in/Sachbearbeiter:in Personalwesen

Tools

Zeiterfassungssystem

Vertragsmanagement-Tools

Jobbeschreibung

HR & Executive Assistant (80%-100%)

Über uns

Die Helvetic Motion AG ist ein junges, dynamisches und unabhängiges KMU, das sich auf individuelle Mobilität spezialisiert hat. Als Franchisepartner von Enterprise Mobility, dem weltweit grössten Autovermieter, betreiben wir die Marken Alamo Rent a Car, Enterprise Rent-A-Car und National Car Rental. Unsere zusätzlichen Dienstleistungen umfassen: Speedparking (Valet Parking), Enterprise Minilease (Auto-Abonnements) und Enterprise GO (digitale, app-basierte Autovermietung). Wir bieten flexible Mobilitätslösungen an 365 Tagen im Jahr – in der Schweiz und weltweit. Unsere Unternehmenskultur ist offen, agil und transparent, mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungsprozessen. Wir leben Diversität und bieten ein inklusives Arbeitsumfeld.

Deine Aufgaben

HR Administration

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer ösischsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung

Management Support

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute ösisch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Was Dich erwartet

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit zwei zentralen Schwerpunkten: Du übernimmst wichtige Aufgaben innerhalb unserer HR-Administration und arbeitest gleichzeitig direkt mit der Geschäftsleitung zusammen. Die Position bietet einen breiten Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und viel Eigenverantwortung. Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht nur administriert, sondern mitdenkt, Zusammenhänge erkennt, präzise arbeitet, Prioritäten setzt und Themen selbständig vorantreibt.

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