Erfahrener Office-Manager & Koordinator (Zürich)

Michael Page International (Schweiz) AG; Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Michael Page International (Schweiz) AG sucht eine organisierte Office Assistant-Personality in Zürich. Du bist verantwortlich für das reibungslose Office-Management, betreust interne wie externe Ansprechpartner und unterstützt das Management sowie Fachbereiche administrativ.

Zu deinen Aufgaben gehören Terminplanung, Reiseorganisation, Empfang, Korrespondenz- und Dokumentenverwaltung sowie die Optimierung von Prozessen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles Auftreten.
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365.

Responsibilities

• Verantwortung für das gesamte Office Management und die Sicherstellung effizienter Betriebsabläufe.
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Ansprechperson für externe Partner und Dienstleister.
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen.
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern.
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Unterstützung bei internen Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse.
• Verantwortung für Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.
• Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeldes.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kundenorientierung

Hands-on-Mentalität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Michael Page International (Schweiz) AG sucht eine organisierte Office Assistant-Personality in Zürich. Du bist verantwortlich für das reibungslose Office-Management, betreust interne wie externe Ansprechpartner und unterstützt das Management sowie Fachbereiche administrativ.

Zu deinen Aufgaben gehören Terminplanung, Reiseorganisation, Empfang, Korrespondenz- und Dokumentenverwaltung sowie die Optimierung von Prozessen.