Temporary Office & Facilities Manager (4 Months, Onsite)

Michael Page (Switzerland); Zug; On-site; CHF 85,000 - 110,000; Full time

Job summary

Michael Page International sucht in Zug eine erfahrene Office-Managerin bzw. einen Office-Manager (m/w/d) für eine befristete 4-Monats-Position vor Ort.

Sie tragen die Verantwortung für das tägliche Office-Management, koordinieren Infrastruktur, Lieferanten und Servicepartner und unterstützen Führungskräfte sowie Teams bei administrativen HR-Prozessen. Zu Ihren Aufgaben zählen die Organisation von Meetings, Reisen, Events sowie die Beschaffung von Büromaterial und die Pflege von Dokumenten.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder administrativen Funktionen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen.
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit professionellem Auftreten.

Responsibilities

• Verantwortung für das tägliche Office Management und die Organisation administrativer Abläufe.
• Koordination von Büroinfrastruktur, Arbeitsplatzmanagement und externen Dienstleistern.
• Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und Servicepartner.
• Organisation interner Meetings, Workshops, Management-Besuche und Firmenevents.
• Administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams.
• Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik.
• Verwaltung von Büromaterial, Catering und Lagerbestand.
• Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierung.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie HR-Prozessen.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.
• Kontinuierliche Optimierung von Office-Prozessen und Abläufen.
• Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds.

Skills

Office-Management

Stakeholder-Management

Organisation

Kommunikation

Teamwork

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Michael Page International sucht in Zug eine erfahrene Office-Managerin bzw. einen Office-Manager (m/w/d) für eine befristete 4-Monats-Position vor Ort.

Sie tragen die Verantwortung für das tägliche Office-Management, koordinieren Infrastruktur, Lieferanten und Servicepartner und unterstützen Führungskräfte sowie Teams bei administrativen HR-Prozessen. Zu Ihren Aufgaben zählen die Organisation von Meetings, Reisen, Events sowie die Beschaffung von Büromaterial und die Pflege von Dokumenten.