ASAP - Office Assistant (m/w/d)100%

Michael Page (Switzerland); Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von

Möglichkeit, Prozesse mitzugestalten

Job summary

Michael Page (Switzerland) sucht eine organisierte Office Assistante (m/w/d) für Zürich. Sie verantworten das Office Management, koordinieren Meetings, Reisen und interne Veranstaltungen und unterstützen das Management sowie Fachabteilungen.

Zu den Aufgaben gehören Empfang, Korrespondenzverwaltung, Vertraulichkeit und die Pflege eines professionellen Arbeitsumfeldes. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind erwünscht; MS Office 365-Kenntnisse werden vorausgesetzt.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Verantwortung für das gesamte Office Management und effiziente Betriebsabläufe.
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Ansprechpartner für externe Partner und Dienstleister.
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen.
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern.

Skills

Organisation

Koordination

Dienstleistungsorientierung

Verlässlichkeit

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office 365

Job description

• 5 monatiger Vertrag
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von Zürich

Firmenprofil

Für eine renommierte und etablierte Unternehmung aus der Versicherungsbranche mit Sitz in Zürich suchen wir eine organisierte, dienstleistungsorientierte und erfahrene Persönlichkeit als Office Assistant (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie die Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag und sind eine zentrale Anlaufstelle für interne sowie externe Ansprechpartner. Sie tragen aktiv zu einem professionellen Arbeitsumfeld bei und unterstützen das Management sowie verschiedene Fachbereiche in administrativen und organisatorischen Belangen.

Stellenbeschreibung

• Verantwortung für das gesamte Office Management und die Sicherstellung effizienter Betriebsabläufe
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Ansprechperson für externe Partner und Dienstleister
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei internen Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse
• Verantwortung für Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
• Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeldes

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles Auftreten
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

Sonstige Informationen

• Verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben
• Professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verbesserungen einzubringen