Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR

CAS in Medication Safety University of Bern; Bern; Hybrid; CHF 70,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice

Zentrale Lage im Herzen von Bern

Teamorientiertes Arbeiten

Universitätssport

Job summary

Die Universität Bern (Experimental Animal Center, EAC) sucht eine Direktionsassistenz zur administrativen Unterstützung der EAC-Leitung und Stellvertretung im HR-Bereich. Die Position umfasst 80–100% Arbeitszeit mit befristetem Vertrag von einem Jahr und der Möglichkeit zur Verlängerung.

Sie arbeiten zentral in Bern, profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten und koordinieren Termine, Reisen, Sitzungen und Anfragen.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit bevorzugter Weiterbildung zum Direktionsassistenten/ zur Direktionsassistentin.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion, ideal Hochschulumfeld oder öffentliche Verwaltung.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift.
• Selbständig, proaktiv und exakt arbeiten; Organisationstalent ist erforderlich.

Responsibilities

• Selbständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung sowie Termin- und Pendenzenkoordination.
• Bearbeitung von Anträgen, Verwaltung und Freischaltung von Badges (Primion).
• Pflege von Benutzer-, Telefon- und E-Mail-Verteilerlisten; Verwaltung von Schlüssel- und Badge-Inventar.
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Gremien inklusive Protokollführung.
• Planung von Anlässen, Team-Events und Catering; Unterstützung bei Dienstreisen.
• Erste Anlaufstelle für interne/externe Anfragen; Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und Sekretariatsarbeiten.
• Stellvertretung in der HR-Administration bei Abwesenheiten.

Skills

Organisationsfähigkeit

Deutsch B2

Englisch B2

Word/Outlook/Excel

Dienstleistungsorientierung

Diskretion

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Direktionsassistent/in Weiterbildung (vorteilhaft)

Tools

Word

Outlook

Excel

Job description

Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR 80-100%, 1 Jahr mit Option auf Verlängerung, Bern

Die UniBE ist vielseitig.

Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

Das können Sie bewirken

• Selbständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung sowie Termin- und Pendenzenkoordination
• Zutritts- und Berechtigungsmanagement: Bearbeitung von Anträgen, Verwaltung und Freischaltung von Badges (Primion)
• Pflege von Benutzer-, Telefon- und E-Mail-Verteilerlisten sowie Verwaltung des Schlüssel- und Badge-Inventars
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Gremien, inklusive Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung
• Planung und Organisation von Anlässen, Team-Events und Catering sowie Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen; Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Stellvertretung in der HR-Administration bei Abwesenheiten

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Grundausbildung; Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder eine gleichwertige Qualifikation von Vorteil
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion, vorzugsweise im Hochschulumfeld oder in der öffentlichen Verwaltung
• Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe sowie eine selbständige, proaktive und exakte Arbeitsweise
• Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Word, Outlook und Excel; technisches Flair, Diskretion und Dienstleistungsorientierung

Arbeitsbeginn

Per sofort oder nach Vereinbarung

Arbeitsverhältnis

80-100%, 1 Jahr mit Option auf Verlängerung

Institut / Arbeitsort

Experimental Animal Center (EAC) Bern

Bei uns schaffen Sie Wert.

Für sich und die Gesellschaft.

Über uns

Das Experimental Animal Center (EAC) der Universität Bern ist die strukturelle Einheit, die für die In-vivo-Forschung verantwortlich ist. Das EAC sorgt für optimale Bedingungen für Tierversuche, um die bestmögliche Qualität der Grundlagen-, translationalen und klinischen Forschung mit Tieren zu erreichen. Die 3Rs (Reduce, Refine, Replace), die «Kultur der Fürsorge» und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sind die Eckpfeiler der Strategie des EAC.

Ihre Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice
• Zentrale Lage im Herzen von Bern
• Teamorientiertes Arbeiten
• Universitätssport

Arbeiten an der UniBE

Die Universität Bern bietet nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch ein Umfeld, das Entwicklung, Vielfalt und Chancengleichheit aktiv fördert. Entdecken Sie, was uns als Arbeitgeberin auszeichnet und wie Sie bei uns weiterkommen.

Bewerbung und Kontakt

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Fragen zur Stelle?

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