Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR

Kanton Bern; Bern; Hybrid; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

Zentrale Lage im Herzen von Bern

Universitätssport

Teamorientiertes Arbeiten

Job summary

Das Experimental Animal Center (EAC) der Universität Bern sucht eine engagierte Verwaltungsmitarbeiterin/ einen Verwaltungsmitarbeiter zur Unterstützung der EAC-Leitung. Sie koordinieren Termine, bearbeiten Pendenzen und betreuen Berechtigungen (Primion) sowie Verteilerrn und Inventar.

Sie arbeiten eigenständig, verfügen über Organisationstalent, gute Deutsch- und Englischkenntnisse (B2) und sind sicher im Umgang mit Word, Outlook und Excel.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung, Weiterbildung wünschenswert.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in administrativer Drehscheibenfunktion.
• Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe, eigenständig und proaktiv arbeiten.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse (Niveau B2).
• Sicherer Umgang mit Word, Outlook und Excel; Diskretion und Dienstleistungsorientierung.

Responsibilities

• Selbständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung.
• Termin- und Pendenzenkoordination.
• Zutritts- und Berechtigungsmanagement: Bearbeitung von Anträgen, Badges (Primion).
• Pflege von Verteilerlisten, Verwaltung des Schlüssel- und Badge-Inventars.
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Gremien; Protokollführung.
• Planung von Anlässen, Team-Events und Dienstreisen.
• Erste Anlaufstelle für Anfragen; Korrespondenz und allgemeine Sekretariatsarbeiten.
• Stellvertretung in der HR-Administration.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diskretion

MS Office

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz

Tools

Primion System

Job description

Über uns

Das Experimental Animal Center (EAC) der Universität Bern ist die strukturelle Einheit, die für die In-vivo-Forschung verantwortlich ist. Das EAC sorgt für optimale Bedingungen für Tierversuche, um die bestmögliche Qualität der Grundlagen-, translationalen und klinischen Forschung mit Tieren zu erreichen. Die 3Rs (Reduce, Refine, Replace), die «Kultur der Fürsorge» und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sind die Eckpfeiler der Strategie des EAC.

Über uns

Das Experimental Animal Center (EAC) der Universität Bern ist die strukturelle Einheit, die für die In-vivo-Forschung verantwortlich ist. Das EAC sorgt für optimale Bedingungen für Tierversuche, um die bestmögliche Qualität der Grundlagen-, translationalen und klinischen Forschung mit Tieren zu erreichen. Die 3Rs (Reduce, Refine, Replace), die «Kultur der Fürsorge» und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sind die Eckpfeiler der Strategie des EAC.

Das können Sie bewirken

• Selbständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung sowie Termin- und Pendenzenkoordination
• Zutritts- und Berechtigungsmanagement: Bearbeitung von Anträgen, Verwaltung und Freischaltung von Badges (Primion)
• Pflege von Benutzer-, Telefon- und E-Mail-Verteilerlisten sowie Verwaltung des Schlüssel- und Badge-Inventars
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Gremien, inklusive Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung
• Planung und Organisation von Anlässen, Team-Events und Catering sowie Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen; Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Stellvertretung in der HR-Administration bei Abwesenheiten

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Grundausbildung; Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder eine gleichwertige Qualifikation von Vorteil
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion, vorzugsweise im Hochschulumfeld oder in der öffentlichen Verwaltung
• Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe sowie eine selbständige, proaktive und exakte Arbeitsweise
• Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Word, Outlook und Excel; technisches Flair, Diskretion und Dienstleistungsorientierung

Ihre Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice
• Zentrale Lage im Herzen von Bern
• Teamorientiertes Arbeiten
• Universitätssport
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