Direktionsassistent/in Administration & Stellvertretung HR

Universität Bern; Bern; On-site; CHF 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

Universität Bern sucht eine engagierte Assistenz für die EAC-Leitung. Sie übernehmen selbständig administrative Aufgaben, terminieren Sitzungen und koordinieren Protokolle, Korrespondenz und Dokumente.

Sie pflegen Verteiler, verwalten Zutrittsberechtigungen (Primion), unterstützen bei Reisen und übernehmen Stellvertretungen in der HR-Administration bei Abwesenheiten. Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse (B2) sind Voraussetzung.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung; Weiterbildung als Direktionsassistenz oder gleichwertige Qualifikation von Vorteil.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion.
• Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe, selbständig, proaktiv und exaktes Arbeiten.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Word, Outlook und Excel; Diskretion und Dienstleistungsorientierung.

Responsibilities

• Selbständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung sowie Termin- und Pendenzenkoordination
• Zutritts- und Berechtigungsmanagement: Bearbeitung von Anträgen, Verwaltung und Freischaltung von Badges (Primion)
• Pflege von Benutzer-, Telefon- und E-Mail-Verteilerlisten sowie Verwaltung des Schlüssel- und Badge-Inventars
• Organisation und Koordination von Sitzungen und Gremien, inklusive Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung
• Planung und Organisation von Anlässen, Team-Events und Catering sowie Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen; Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Stellvertretung in der HR-Administration bei Abwesenheiten

Skills

Organisationstalent

Deutsch B2

Englisch B2

MS Office

Diskretion

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Direktionsassistenz-Weiterbildung

Tools

Primion

Word

Outlook

Excel

Job description

Die UniBE ist vielseitig.
Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

Das können Sie bewirken

• Selbständige administrative und organisatorische Unterstützung der EAC-Leitung sowie Termin- und Pendenzenkoordination

• Zutritts- und Berechtigungsmanagement: Bearbeitung von Anträgen, Verwaltung und Freischaltung von Badges (Primion)

• Pflege von Benutzer-, Telefon- und E-Mail-Verteilerlisten sowie Verwaltung des Schlüssel- und Badge-Inventars

• Organisation und Koordination von Sitzungen und Gremien, inklusive Vorbereitung, Protokollführung und Nachbearbeitung

• Planung und Organisation von Anlässen, Team-Events und Catering sowie Unterstützung bei der Buchung von Dienstreisen

• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen; Korrespondenz, Dokumentenverwaltung und allgemeine Sekretariatsarbeiten

• Stellvertretung in der HR-Administration bei Abwesenheiten

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Grundausbildung; Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder eine gleichwertige Qualifikation von Vorteil

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Drehscheibenfunktion, vorzugsweise im Hochschulumfeld oder in der öffentlichen Verwaltung

• Organisationstalent, rasche Auffassungsgabe sowie eine selbständige, proaktive und exakte Arbeitsweise

• Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Niveau B2) in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit Word, Outlook und Excel; technisches Flair, Diskretion und Dienstleistungsorientierung

Bewerbung und Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen im PDF-Format per E-Mail an [e-mail].