Direktionsassistent:in

Blu Sfera AG; Cham; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Blu Sfera AG in Cham und Zürich sucht eine Direktionsassistentin bzw. einen Direktionsassistenten zur direkten Entlastung des Inhabers.

Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor, verfolgen Aufgaben und kommunizieren intern sowie extern professionell. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert, bringen Deutschkenntnisse auf hohem Niveau mit und unterstützen aktiv den Informationsfluss zwischen den Unternehmen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zur Direktionsassistent:in oder Abschluss einer Schweizer Hotelfachschule.
• Erfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion bevorzugt.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Organisationstalent, Prioritäten setzen und Aufgaben zuverlässig abschliessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Italienisch/Englisch von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und digitalen Kommunikationsmitteln.
• Interesse an Hospitality, Software und unternehmerischen Zusammenhängen.
• Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten.

Responsibilities

• Termine, Sitzungen, Anlässe und Reisen planen und koordinieren.
• Besprechungen vor- bereiten, Protokolle erstellen und Entscheidungen nachverfolgen.
• Anfragen sichten und Informationsgrundlagen für den Inhaber aufbereiten.
• Korrespondenz koordinieren und interne/externe Kommunikation verbessern.
• Projekte im Umfeld Blu Sfera sowie Hospitality und Software koordinieren.
• Unterlagen bei Ansprechpartnern einholen und den Inhaber über Fortschritte informieren.
• Dokumentenablage pflegen und vertrauliche Informationen schützen.
• Verfahren optimieren und digitale Technologien sinnvoll einsetzen.

Skills

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Diskretion

Office-Anwendungen

Deutsch fließend

Kommunikation

Assistenz-Erfahrung

Teamkoordination

Education

Direktionsassistenz-Ausbildung

Hotelfachschule (Schweiz)

Tools

Office/Verwaltungssoftware

Job description

Du denkst voraus, organisierst gerne und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick? Bei uns unterstützt du den Inhaber direkt und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zuverlässig zusammenlaufen.

Die Blu Sfera AG mit Sitz in Cham ist ein international tätiges Handels- und Investmentunternehmen mit Beteiligungen an Unternehmen in der Schweiz und im Ausland. Im Mittelpunkt stehen zukunftsorientierte Geschäftsmodelle und Unternehmen mit nachhaltigem, langfristigem Wachstumspotenzial.
Zum unternehmerischen Umfeld gehören zudem Schwesterfirmen in den Bereichen Hospitality und Software. Damit verbindet dein Arbeitsumfeld operative Gastfreundschaft mit der Entwicklung digitaler Lösungen und unternehmerischer Weiterentwicklung.

Deine Rolle und Aufgaben

Als Direktionsassistent:in bist du direkt dem Inhaber unterstellt und unterstützt ihn in organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Aufgaben. Du bist die zentrale Drehscheibe zwischen ihm, den Verantwortlichen der verschiedenen Unternehmen, Mitarbeitenden, Kunden und externen Geschäftspartnern.

• Du planst und koordinierst Termine, Sitzungen, Anlässe und Geschäftsreisen.
• Du bereitest Besprechungen vor, erstellst Protokolle und verfolgst Entscheidungen, Aufgaben und Fristen konsequent nach.
• Du sichtest und priorisierst Anfragen und bereitest Informationen sowie Entscheidungsgrundlagen für den Inhaber auf.
• Du übernimmst anspruchsvolle Korrespondenz und sorgst für eine klare interne und externe Kommunikation.
• Du koordinierst Projekte und Sonderaufgaben im Umfeld von Blu Sfera sowie der Hospitality- und Softwareunternehmen.
• Du holst Informationen und Unterlagen bei den zuständigen Ansprechpartnern ein und hältst den Inhaber über Fortschritte und offene Punkte informiert.
• Du pflegst eine übersichtliche Dokumentenablage und behandelst vertrauliche Informationen mit höchster Sorgfalt.
• Du verbesserst administrative Abläufe und setzt digitale Technologien sinnvoll ein, um effizient und ressourcenschonend zu arbeiten.

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur Direktionsassistent:in oder einen Abschluss einer Schweizer Hotelfachschule.
• Idealerweise relevante Erfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion.
• Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben zuverlässig abzuschliessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse wie italienisch und englisch sind von Vorteil.
• Einen sicheren Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Kommunikationsmitteln und Aufgabenverwaltung Systemen.
• Interesse an Hospitality, Software und unternehmerischen Zusammenhängen.
• Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, hohe Sozialkompetenz und ein professionelles Auftreten.
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen.
• Die Fähigkeit, auch in hektischen oder unvorhergesehenen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu handeln.
• Bereitschaft, an beiden Arbeitsorten in Cham und Zürich tätig zu sein.

Das erwartet dich

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit dem Inhaber.
• Ein vielseitiger Aufgabenbereich an der Schnittstelle zwischen Unternehmensorganisation, Hospitality und Software.
• Einblicke in unterschiedliche Unternehmen, Projekte und Geschäftsmodelle.
• Die Möglichkeit, Abläufe mitzugestalten und eigene Verbesserungsvorschläge einzubringen.
• Eine Aufgabe, bei der deine Organisation und Eigeninitiative den Inhaber unmittelbar entlasten.