Collaborateur-trice administratif-ve / Front Office

Etat de Fribourg; Freiburg; In loco; CHF 65.000 - 85.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Etat de Fribourg (SBat) recherche un collaborateur administratif-front office pour assurer le bon fonctionnement quotidien du service, soutenir les équipes et garantir le suivi des dossiers, des commandes et des procédures.

Au cœur du secrétariat, vous gérerez l’accueil, le courrier, les agendas et les processus ERP, tout en accompagnant les collaborateurs et en participant à l’amélioration continue des méthodes de travail.

Competenze

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Expérience de 5 ans confirmée dans une fonction administrative exigeante nécessitant une approche orientée solutions, initiative et amélioration continue.
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils informatiques notamment SAP S/4hana et/ou Axioma.
• Doté-e d’un excellent sens du service public, vous avez un intérêt pour les procédures administratives nécessitant de l’organisation, de la rigueur et de la précision.
• Capacité à comprendre rapidement de nouveaux processus.
• Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément, vous appréciez le travail en équipe et les contacts avec des interlocuteurs-trice-s varié-e-s.
• Excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et bonnes connaissances de la langue allemande.

Mansioni

• Assurer l'accueil téléphonique et la réception des visiteurs et visiteuses
• Gérer le courrier entrant et préparer la correspondance sortante
• Gérer le calendrier de la direction et organiser des séances pour le Service
• Saisir et suivre les commandes et être la personne de référence pour ces processus et l'utilisation de l’ERP
• Soutenir et accompagner les collaborateur-trice-s dans l'utilisation des outils et des procédures administratifs
• Préparer et assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics, notamment établir les documents liés aux adjudications et aux décisions administratives
• Assurer le suivi des dossiers dans les outils de gestion documentaire
• Garantir l’homogénéité des processus administratifs au sein de l’équipe
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et contribuer à l'évolution des méthodes de travail
• Soutenir de manière ponctuelle l’administration RH

Conoscenze

Orientation solutions

Initiative

Amélioration continue

Formazione

CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente

Strumenti

Microsoft 365

SAP S/4hana

Axioma

Descrizione del lavoro

Qui sommes-nous?

Le Service des bâtiments (SBat) est un service central de l’Etat de Fribourg dont la mission est de construire, d’acquérir, de louer et d’entretenir le parc immobilier de l’Etat de Fribourg, soit environ 700 objets.

Rattaché-e à la section Finances & Administration, le-la collaborateur-trice administratif-ve / Front Office occupe une fonction transversale essentielle au sein du SBat. Il-elle assure le bon fonctionnement quotidien du service, soutient les équipes dans leurs démarches administratives et garantit le suivi rigoureux des dossiers, des commandes, de la correspondance et des procédures. Point de contact privilégié pour les partenaires internes et externes, il-elle contribue directement à la qualité du service rendu et à la fluidité des activités du SBat.

Pourquoi nous rejoindre ?

L’Etat-employeur encourage la conciliation vie professionnelle et vie privée et offre un environnement et des conditions de travail attractifs à ses collaborateur-trice-s. Pour en savoir plus, suivez ce .

Vos missions

Au sein du secrétariat du Service des bâtiments, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif du service. Vos principales activités sont les suivantes :

• Assurer l'accueil téléphonique et la réception des visiteurs et visiteuses


• Gérer le courrier entrant et préparer la correspondance sortante


• Gérer le calendrier de la direction et organiser des séances pour le Service


• Saisir et suivre les commandes et être la personne de référence pour ces processus et l'utilisation de l’ERP


• Soutenir et accompagner les collaborateur-trice-s dans l'utilisation des outils et des procédures administratifs


• Préparer et assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics, notamment établir les documents liés aux adjudications et aux décisions administratives


• Assurer le suivi des dossiers dans les outils de gestion documentaire


• Garantir l’homogénéité des processus administratifs au sein de l’équipe


• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et contribuer à l'évolution des méthodes de travail


• Soutenir de manière ponctuelle l’administration RH

Profil souhaité

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente


• Expérience de 5 ans confirmée dans une fonction administrative exigeante nécessitant une approche orientée solutions en faisant preuve d’initiative et d’amélioration continue


• Excellente maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils informatiques notamment SAP S/4hana et/ou Axioma


• Doté-e d’un excellent sens du service public, vous avez un intérêt pour les procédures administratives nécessitant de l’organisation, de la rigueur et de la précision


• Capacité à comprendre rapidement de nouveaux processus


• Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément, vous appréciez le travail en équipe et les contacts avec des interlocuteurs-trice-s varié-e-s


• Excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et bonnes connaissances de la langue allemande