Chargé(e) Administratif & Front Office – Administration Publique

Etat de Fribourg; Freiburg; On-site; CHF 65,000 - 85,000; Full time

Job summary

Etat de Fribourg (SBat) recherche un collaborateur administratif-front office pour assurer le bon fonctionnement quotidien du service, soutenir les équipes et garantir le suivi des dossiers, des commandes et des procédures.

Au cœur du secrétariat, vous gérerez l’accueil, le courrier, les agendas et les processus ERP, tout en accompagnant les collaborateurs et en participant à l’amélioration continue des méthodes de travail.

Qualifications

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Expérience de 5 ans confirmée dans une fonction administrative exigeante nécessitant une approche orientée solutions, initiative et amélioration continue.
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils informatiques notamment SAP S/4hana et/ou Axioma.
• Doté-e d’un excellent sens du service public, vous avez un intérêt pour les procédures administratives nécessitant de l’organisation, de la rigueur et de la précision.
• Capacité à comprendre rapidement de nouveaux processus.
• Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément, vous appréciez le travail en équipe et les contacts avec des interlocuteurs-trice-s varié-e-s.
• Excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et bonnes connaissances de la langue allemande.

Responsibilities

• Assurer l'accueil téléphonique et la réception des visiteurs et visiteuses
• Gérer le courrier entrant et préparer la correspondance sortante
• Gérer le calendrier de la direction et organiser des séances pour le Service
• Saisir et suivre les commandes et être la personne de référence pour ces processus et l'utilisation de l’ERP
• Soutenir et accompagner les collaborateur-trice-s dans l'utilisation des outils et des procédures administratifs
• Préparer et assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics, notamment établir les documents liés aux adjudications et aux décisions administratives
• Assurer le suivi des dossiers dans les outils de gestion documentaire
• Garantir l’homogénéité des processus administratifs au sein de l’équipe
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et contribuer à l'évolution des méthodes de travail
• Soutenir de manière ponctuelle l’administration RH

Skills

Orientation solutions

Initiative

Amélioration continue

Education

CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente

Tools

Microsoft 365

SAP S/4hana

Axioma

Job description

Etat de Fribourg (SBat) recherche un collaborateur administratif-front office pour assurer le bon fonctionnement quotidien du service, soutenir les équipes et garantir le suivi des dossiers, des commandes et des procédures.

Au cœur du secrétariat, vous gérerez l’accueil, le courrier, les agendas et les processus ERP, tout en accompagnant les collaborateurs et en participant à l’amélioration continue des méthodes de travail.