Clinical Research Office Coordinator & Admin Specialist

Kanton Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität Bern, Department of Clinical Research (DCR) im Kanton Bern, sucht eine administrative Unterstützung am DCR in Bern. Sie arbeiten eng mit Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und übernehmen operative Aufgaben im Bereich Business Operations und Office-Management.

Zu Ihrem Profil gehören eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrationserfahrung, sichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig) bevorzugt.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice).

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der DCR-Direktion.
• Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation.
• Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren.
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte).
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern.
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei Website- und Social-M Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams.
• Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien.
• Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse.
• Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Organisationsfähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

KV EFZ oder gleichwertig

Bachelorabschluss von Vorteil

Tools

Word

Excel

PowerPoint

OneDrive

Jobbeschreibung

Die Universität Bern, Department of Clinical Research (DCR) im Kanton Bern, sucht eine administrative Unterstützung am DCR in Bern. Sie arbeiten eng mit Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und übernehmen operative Aufgaben im Bereich Business Operations und Office-Management.

Zu Ihrem Profil gehören eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrationserfahrung, sichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.