Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

Kanton Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität Bern, Department of Clinical Research (DCR) im Kanton Bern, sucht eine administrative Unterstützung am DCR in Bern. Sie arbeiten eng mit Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und übernehmen operative Aufgaben im Bereich Business Operations und Office-Management.

Zu Ihrem Profil gehören eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrationserfahrung, sichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig) bevorzugt.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice).

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der DCR-Direktion.
• Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation.
• Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren.
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte).
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern.
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Unterstützung bei Website- und Social-M Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams.
• Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien.
• Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse.
• Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Organisationsfähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

KV EFZ oder gleichwertig

Bachelorabschluss von Vorteil

Tools

Word

Excel

PowerPoint

OneDrive

Jobbeschreibung

Unser Departement

Die Medizinische Fakultät der Universität Bern zählt zu den grössten medizinischen Fakultäten der Schweiz und ist eng mit dem grössten Spitalverband des Landes verbunden. Die Nähe von Grundlagenforschung, Ingenieurwissenschaften und Universitätsspitälern schafft ein einzigartiges Umfeld für translationale, patientenzentrierte klinische Forschung, mit Digitalisierung und interdisziplinärer Zusammenarbeit als zentralen Treibern für Innovation.

In diesem Umfeld positioniert sich das Department of Clinical Research (DCR), eine gemeinsame Initiative der Medizinischen Fakultät und des Inselspitals Bern, das klinische und translationale Forschungskooperationen unterstützt und professionalisiert. Spezialisierte Einheiten begleiten Forschende entlang des gesamten Forschungsprozesses, von der Projektidee bis zur Publikation, ergänzt durch massgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen.

Diese Stelle unterstützt zentrale Bereiche des DCR, insbesondere Business Operations sowie Office- und Eventmanagement, und trägt damit wesentlich zum reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse bei.

Ihre Aufgaben

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung sowie in den operativen Abläufen des DCR. Sie arbeiten eng mit unseren Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und sind in verschiedenen bereichsübergreifenden Aufgaben tätig.

• Administrative Unterstützung der DCR-Direktion
• Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
• Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte)
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen
• Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams
• Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos
• Operative administrative Unterstützung und Office Management
• Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
• Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien
• Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse
• Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
• Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
• Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
• Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR, inkl. Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
• Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
• Interesse an klinischer Forschung
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration
• Einblicke in innovative klinische Forschung
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
• Mitarbeit an bedeutenden, zukunftsgerichteten Projekten
• Internationales Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Bern

Ihre Benefits

Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz

Zentrale Lage im Herzen von Bern

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima

Mehr erfahren