Office Management and Administrative Assistant

Universität Bern; Bern; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zentrale Lage in Bern

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Internationales Arbeitsklima

Zusammenfassung

Universität Bern sucht eine engagierte Assistenz im Office Management zur Unterstützung der DCR-Direktion. Sie koordinieren Kalender, Organisation von Meetings, Reisen sowie Dokumentationen und arbeiten eng mit Professorinnen, Professoren und dem Führungsteam zusammen.

Diese Position erfordert eine kaufmännische oder administrative Ausbildung, Erfahrung in akademischem Umfeld und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ o. gleichwertig), Bachelor von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Administration, ideal im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.).
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice).

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der DCR-Direktion (Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz).
• Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und Veranstaltungen sowie Reporting zum Departement.
• Onboarding von neuen Mitarbeitenden und Kunden inkl. Dokumentation und Systemzugängen.
• Koordination operativer Prozesse mit internen Teams und Abstimmung von Ergebnissen.
• Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation sowie Erstellung von Kommunikationsmaterialien.

Kenntnisse

Deutsch

Englisch

Ausbildung

KV EFZ o. gleichwertig

Bachelorabschluss von Vorteil

Tools

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Office Management and Administrative Assistant

Universität Bern

Vacant since : 05.09.2026

• Work location 3010 Bern (BE)
• Workload 80% - 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Temporary
• By online Online form

Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

Die UniBE ist vielseitig.

Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

Arbeitsbeginn So bald wie möglich oder nach Vereinbarung

Arbeitsverhältnis befristet

Institut / Arbeitsort Department of Clinical Research (DCR)

Unser Departement Die Medizinische Fakultät der Universität Bern zählt zu den grössten medizinischen Fakultäten der Schweiz und ist eng mit dem grössten Spitalverband des Landes verbunden. Die Nähe von Grundlagenforschung, Ingenieurwissenschaften und Universitätsspitälern schafft ein einzigartiges Umfeld für translationale, patientenzentrierte klinische Forschung, mit Digitalisierung und interdisziplinärer Zusammenarbeit als zentralen Treibern für Innovation.

In diesem Umfeld positioniert sich das Department of Clinical Research (DCR), eine gemeinsame Initiative der Medizinischen Fakultät und des Inselspitals Bern, das klinische und translationale Forschungskooperationen unterstützt und professionalisiert. Spezialisierte Einheiten begleiten Forschende entlang des gesamten Forschungsprozesses, von der Projektidee bis zur Publikation, ergänzt durch massgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen.

Diese Stelle unterstützt zentrale Bereiche des DCR, insbesondere Business Operations sowie Office- und Eventmanagement, und trägt damit wesentlich zum reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse bei.

Ihre Aufgaben

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung sowie in den operativen Abläufen des DCR. Sie arbeiten eng mit unseren Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und sind in verschiedenen bereichsübergreifenden Aufgaben tätig.

1. Administrative Unterstützung der DCR-Direktion
   • Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
   • Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren
   • Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte)
   • Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
   • Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen
   • Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
   • Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
   • Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams
   • Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos
2. Operative administrative Unterstützung und Office Management
   • Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
   • Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien
   • Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse
   • Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
   • Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
   • Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
   • Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR, inkl. Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
• Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
• Interesse an klinischer Forschung
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration
• Einblicke in innovative klinische Forschung
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
• Mitarbeit an bedeutenden, zukunftsgerichteten Projekten
• Internationales Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Bern

Ihre Benefits

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
• Zentrale Lage im Herzen von Bern
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit
• Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima
• Arbeiten an der UniBE
• Die Universität Bern bietet nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch ein Umfeld, das Entwicklung, Vielfalt und Chancengleichheit aktiv fördert. Entdecken Sie, was uns als Arbeitgeberin auszeichnet und wie Sie bei uns weiterkommen.