Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

Medizinisches Dekanat Uni. Bern; Bern; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Medizinisches Dekanat Uni. Bern sucht eine/n Office Management und Administrative Assistant (80-100%) am Department of Clinical Research (DCR) in Bern. Die Stelle ist befristet und beginnt so bald wie möglich.

Sie arbeiten eng mit Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen, koordinieren Termine, erstellen und pflegen projektbezogene Dokumentationen, unterstützen Reisen, Veranstaltungen und Kommunikationsprozesse im Departement. Präsenz vor Ort ist vorgesehen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig); Bachelorabschluss von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen oder medizinischen Umfeld.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Dienstleistungsorientierung.
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und Umgang mit digitalen Tools.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der DCR-Direktion, Kalender- und Sitzungsmanagement sowie Korrespondenz.
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (Anträge, Verträge, Berichte).
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit Stakeholdern.
• Unterstützung bei interner/externer Kommunikation und Reporting zu Departementsinitiativen.
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Planung und Durchführung von Meetings/Veranstaltungen.
• Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden; Systemzugänge und Einführungsmaterialien.

Kenntnisse

Deutsch & Englisch

Organisation

MS-Office

Teamfähigkeit

Ausbildung

KV EFZ oder gleichwertig

Bachelorabschluss von Vorteil

Tools

Office 365

Jobbeschreibung

Die UniBE ist vielseitig.
Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

Arbeitsbeginn

So bald wie möglich oder nach Vereinbarung

Arbeitsverhältnis

befristet

Institut / Arbeitsort

Department of Clinical Research (DCR)

Unser Departement

Die Medizinische Fakultät der Universität Bern zählt zu den grössten medizinischen Fakultäten der Schweiz und ist eng mit dem grössten Spitalverband des Landes verbunden. Die Nähe von Grundlagenforschung, Ingenieurwissenschaften und Universitätsspitälern schafft ein einzigartiges Umfeld für translationale, patientenzentrierte klinische Forschung, mit Digitalisierung und interdisziplinärer Zusammenarbeit als zentralen Treibern für Innovation.
In diesem Umfeld positioniert sich das Department of Clinical Research (DCR), eine gemeinsame Initiative der Medizinischen Fakultät und des Inselspitals Bern, das klinische und translationale Forschungskooperationen unterstützt und professionalisiert. Spezialisierte Einheiten begleiten Forschende entlang des gesamten Forschungsprozesses, von der Projektidee bis zur Publikation, ergänzt durch massgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen.
Diese Stelle unterstützt zentrale Bereiche des DCR, insbesondere Business Operations sowie Office- und Eventmanagement, und trägt damit wesentlich zum reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse bei.

Ihre Aufgaben

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung sowie in den operativen Abläufen des DCR. Sie arbeiten eng mit unseren Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und sind in verschiedenen bereichsübergreifenden Aufgaben tätig.
1. Administrative Unterstützung der DCR-Direktion

• Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
• Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte)
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen
• Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams
• Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos

2. Operative administrative Unterstützung und Office Management

• Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
• Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien
• Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse
• Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
• Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
• Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
• Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR, inkl. Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
• Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
• Interesse an klinischer Forschung
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration
• Einblicke in innovative klinische Forschung
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
• Mitarbeit an bedeutenden, zukunftsgerichteten Projekten
• Internationales Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Bern

Ihre Benefits

Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz

Zentrale Lage im Herzen von Bern

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima

Arbeiten an der UniBE

Die Universität Bern bietet nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch ein Umfeld, das Entwicklung, Vielfalt und Chancengleichheit aktiv fördert. Entdecken Sie, was uns als Arbeitgeberin auszeichnet und wie Sie bei uns weiterkommen.