Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

CAS in Medication Safety University of Bern; Bern; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Universität Bern sucht eine engagierte Office Management und Administrative Assistant (80-100%) in Bern. Sie unterstützen die DCR-Direktion, betreuen Tagesgeschäft, Korrespondenz und Dokumentationen und koordinieren Projekte mit internen sowie externen Stakeholdern.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reiseorganisation, Eventlogistik, Onboarding, Berichte und Kommunikationsmaterialien. Voraussetzung sind kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Administration und sehr gute Deutsch- und

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen oder medizinischen Umfeld.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive).
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice).

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der DCR-Direktion.
• Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation.
• Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen der Professorinnen und Professoren.
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (Anträge, Verträge, Berichte).
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit Stakeholdern.
• Unterstützung bei interner/externen Kommunikation und Reporting zu Departementsinitiativen.
• Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten.
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Planung und Durchführung von Meetings/Veranstaltungen.
• Unterstützung Website-/Social-M media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit Projektteams.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Koordination

Teamfähigkeit

MS Office

Deutsch

Englisch

Ausbildung

KV EFZ oder gleichwertig

Bachelorabschluss bevorzugt

Tools

MS Office

Ticketingsystem

OneDrive

Jobbeschreibung

Office Management and Administrative Assistant (80-100%) 80-100%, befristet, Bern

Die UniBE ist vielseitig.

Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.

So bald wie möglich oder nach Vereinbarung

80-100%, befristet

Department of Clinical Research (DCR) Bern

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung der DCR-Direktion
• Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
• Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte)
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen
• Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams
• Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos
• Operative administrative Unterstützung und Office Management
• Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
• Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien
• Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse
• Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
• Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
• Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
• Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR, inkl. Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
• Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
• Interesse an klinischer Forschung
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration
• Einblicke in innovative klinische Forschung
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
• Mitarbeit an bedeutenden, zukunftsgerichteten Projekten
• Internationales Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Bern

Ihr Bruttolohn bei einem Beschäftigungsgrad von liegt zwischenbei und Franken pro Jahr (inkl. 13. Monatslohn).