Business & Office Administrator (m/w/d)

Büsser & Zeidler AG; Zug; On-site; CHF 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

Büsser & Zeidler AG sucht eine zuverlässige Business & Office Administratorin zur Organisation der täglichen Abläufe eines kleinen Schweizer Teams. Sie arbeiten eigenständig, dokumentieren sorgfältig und verfolgen Pendenzen konsequent.

Sie berichten direkt an den General Manager, arbeiten eng mit dem Sitz in Asien und externen Dienstleistern in der Schweiz zusammen und unterstützen Administration, Personal und Rechnungswesen in einem internationalen Umfeld.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Administrationserfahrung.
• Erfahrung mit Schweizer Treuhandunternehmen oder Behörden vorteilhaft.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Fristen-Tracking.
• Vertraulicher Umgang mit Personal- und Unternehmensdaten.
• Gute MS-Office-Kenntnisse; ERP-Erfahrung oder schnelle Einarbeitung in neue Systeme.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Chinesisch vorteilhaft.

Responsibilities

• Bearbeitung von Behördenkorrespondenz, Fristenüberwachung und Einreichung von Unterlagen.
• Koordination mit Treuhändern, Steuer- und Rechtsberatern; Unterlagen zusammenstellen.
• Unterstützung der Personaladministration, Personalakten, Absenzen.
• Prüfung von Rechnungen, Spesen, Freigaben und Vorbereitung für externe Buchhaltung.
• Erfassung von Rechnungen, Bestellungen und Daten im ERP; Archivierung.
• Organisation von Sitzungen, Videokonferenzen, Reisen und Besucherempfänge.
• Büroorganisation, Lieferantenbetreuung, Büromaterial und Post/Packages.
• Koordination mit dem Hauptsitz in Asien; Zusammenfassungen lokaler Mitteilungen; Übersetzungen unterstützen.

Skills

MS Office

Digitale Arbeitsmittel

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Grundausbildung / BW

Tools

ERP-System

Rechnungswesen-Tools

Job description

Business & Office Administrator (m/w/d)

Wir begleiten ein etabliertes, international tätiges Industrieunternehmen beim Aufbau seiner Schweizer Vertriebs- und Serviceorganisation. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt technische Komponenten und beliefert Kunden weltweit.

Gesucht wird eine zuverlässige administrative Fachperson, welche die täglichen Abläufe eines kleinen Schweizer Teams organisiert. Im Mittelpunkt stehen die selbstständige Bearbeitung eines vielseitigen Aufgabengebiets, eine sorgfältige Dokumentation und das konsequente Nachverfolgen von Pendenzen. Die Position berichtet direkt an den General Manager und arbeitet eng mit dem Hauptsitz in Asien sowie externen Dienstleistern in der Schweiz zusammen.

Aufgaben

• Bearbeitung der Behördenkorrespondenz, Vorbereitung und Einreichung erforderlicher Unterlagen sowie Überwachung von Fristen und Nachverfolgung offener Anträge und Verlängerungen
• Koordination mit Treuhandunternehmen sowie externen Steuer- und Rechtsberatern und Zusammenstellung der benötigten Unterlagen
• Unterstützung in der Personaladministration, insbesondere bei Ein- und Austritten, der Pflege von Personaldossiers und der Erfassung von Absenzen
• Prüfung von Lieferanten- und konzerninternen Rechnungen sowie Spesenabrechnungen, Einholung der Freigaben und Vorbereitung der Unterlagen für die externe Buchhaltung
• Erfassung und Pflege von Rechnungen, Bestellungen und weiteren administrativen Daten im ERP-System sowie sorgfältige Ablage von Geschäfts- und Vertragsunterlagen
• Organisation von Sitzungen, Videokonferenzen, Geschäftsreisen und Besucherempfängen sowie Koordination von Muster- und Kuriersendungen
• Organisation des Büroalltags, Betreuung von Lieferanten, Bewirtschaftung des Büromaterials sowie Bearbeitung von Post und Paketen
• Koordination des Informationsaustauschs mit dem Hauptsitz in Asien, Erstellung von Zusammenfassungen lokaler Mitteilungen sowie Unterstützung bei Übersetzungen nach Bedarf

Profil

• Kaufmännische Grundausbildung, Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in der Administration oder Bürokoordination, idealerweise in einem kleineren, international ausgerichteten Unternehmen oder einer lokalen Tochtergesellschaft
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Schweizer Treuhandunternehmen, externen Dienstleistern oder Behörden ist von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu priorisieren und Fristen und Pendenzen zuverlässig zu verfolgen
• Sicherheit im Umgang mit Rechnungen, Spesenbelegen und administrativen Finanzunterlagen
• Gute MS-Office-Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln; ERP-Erfahrung oder die Fähigkeit, sich rasch in neue Systeme einzuarbeiten
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personal- und Unternehmensdaten sowie ein Bewusstsein für Datenschutzanforderungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Chinesischkenntnisse sind von Vorteil.
• Freude an einer vielseitigen praktischen Tätigkeit in einem kleinen Team und an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Kulturen

Angebot

• Vielseitige administrative Funktion in einem kleinen Schweizer Team innerhalb einer etablierten internationalen Industriegruppe
• Breites Aufgabenfeld mit selbstständiger Bearbeitung der laufenden Administration sowie Einblicken in Personal- und Finanzthemen
• Möglichkeit, die Organisation des Schweizer Büros und zweckmässige administrative Abläufe mitzugestalten
• Direkte Zusammenarbeit mit dem General Manager, dem Hauptsitz in Asien und externen Dienstleistern in der Schweiz

Eine ideale Position für eine zuverlässige administrative Fachperson, die vielseitige praktische Aufgaben schätzt und Pendenzen konsequent nachverfolgt. Gesucht wird jemand, der gerne selbst mit anpackt, sorgfältig arbeitet und langfristig zum reibungslosen Alltag eines kleinen internationalen Teams beitragen möchte.