Büro- & Operationskoordinator/in – Projektunterstützung

APCOA Switzerland AG; Basel; On-site; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

APCOA Switzerland AG sucht eine engagierte Office Manager/in – Operations & Projektassistenz (60–80 %) in Basel. Sie unterstützen den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz, holen Offerten ein, koordinieren Abklärungen und Termine und geben betriebliche Vorgaben an das Team weiter.

Zudem betreuen Sie Personaladministration, Protokolle und Datenschutzanfragen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrations-Erfahrung sowie MS-Office-Kenntnisse mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist erforderlich.
• Mehrjährige Erfahrung in der Administration.
• Kenntnisse der Personaladministration von Vorteil.
• Gute MS-Office-Kenntnisse und Organisationsfähigkeiten.
• Barrierefreie Kommunikation und eigenständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung des Leiters Operations und des Sales Director Schweiz im Tagesgeschäft und bei Projekten.
• Angebote einholen, vergleichen und Abklärungen koordinieren.
• Vorgaben für Mitarbeitende weitergeben und Umsetzung verfolgen.
• Anfragen, Schadensfälle und Reklamationen bearbeiten; Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und internen Stellen.
• Unterstützung der Personaladministration, Arbeitsverträge und Zeiterfassung betreuen.
• Datenschutzanfragen und behördliche Fragebögen bearbeiten; Informationen und fachliche Unterstützung einholen.
• Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und Präsentationen erstellen; Sitzungsprotokolle führen.
• Mailboxen bearbeiten, Safelisteinträge erfassen und Datenlisten pflegen; Auswertungen erstellen.
• Büro- und Arbeitsmaterial beschaffen und verwalten.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Deutsch fließend

Französischkenntnisse

MS Office

Selbstständige Arbeitsweise

Organisationstalent

Education

Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

APCOA Switzerland AG sucht eine engagierte Office Manager/in – Operations & Projektassistenz (60–80 %) in Basel. Sie unterstützen den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz, holen Offerten ein, koordinieren Abklärungen und Termine und geben betriebliche Vorgaben an das Team weiter.

Zudem betreuen Sie Personaladministration, Protokolle und Datenschutzanfragen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrations-Erfahrung sowie MS-Office-Kenntnisse mit.