Office Manager/in – Operations & Projektassistenz, 60–80 %

APCOA Switzerland AG; Basel; On-site; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

APCOA Switzerland AG sucht eine engagierte Office Manager/in – Operations & Projektassistenz (60–80 %) in Basel. Sie unterstützen den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz, holen Offerten ein, koordinieren Abklärungen und Termine und geben betriebliche Vorgaben an das Team weiter.

Zudem betreuen Sie Personaladministration, Protokolle und Datenschutzanfragen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Administrations-Erfahrung sowie MS-Office-Kenntnisse mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist erforderlich.
• Mehrjährige Erfahrung in der Administration.
• Kenntnisse der Personaladministration von Vorteil.
• Gute MS-Office-Kenntnisse und Organisationsfähigkeiten.
• Barrierefreie Kommunikation und eigenständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung des Leiters Operations und des Sales Director Schweiz im Tagesgeschäft und bei Projekten.
• Angebote einholen, vergleichen und Abklärungen koordinieren.
• Vorgaben für Mitarbeitende weitergeben und Umsetzung verfolgen.
• Anfragen, Schadensfälle und Reklamationen bearbeiten; Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und internen Stellen.
• Unterstützung der Personaladministration, Arbeitsverträge und Zeiterfassung betreuen.
• Datenschutzanfragen und behördliche Fragebögen bearbeiten; Informationen und fachliche Unterstützung einholen.
• Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und Präsentationen erstellen; Sitzungsprotokolle führen.
• Mailboxen bearbeiten, Safelisteinträge erfassen und Datenlisten pflegen; Auswertungen erstellen.
• Büro- und Arbeitsmaterial beschaffen und verwalten.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Deutsch fließend

Französischkenntnisse

MS Office

Selbstständige Arbeitsweise

Organisationstalent

Education

Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Office Manager/in – Operations & Projektassistenz, 60–80 %

Die APCOA Switzerland AG ist Teil der APCOA Group und in 3 Städten in der Schweiz vertreten.

Die APCOA Group ist seit mehr als 50 Jahren im Bereich der Mobilitätsdienstleistungen tätig. In dieser Zeit haben wir mit unseren Parklösungen unermüdlich Mehrwert für Unternehmen und deren Kund:innen geschaffen. Heute sind wir die Nummer 1 unter den Parkraumbewirtschaftern in Europa und verwalten über 1,6 Millionen Stellplätze an mehr als 13.000 Standorten in 12 europäischen Ländern. Wir gestalten die Zukunft des Parkens.

Die Arbeit bei uns ist so vielfältig wie die Welt des Parkens. Ob Parking, Charging, Technology oder Urban Solutions: Bei APCOA findet jeder seinen Platz. Als Europas Mobilitätsdienstleister Nr. 1 bewirtschaften wir mit 5.000 Mitarbeiter:innen in 12 europäischen Ländern über 1,6 Millionen Stellplätze an mehr als 13.000 Standorten.

Wir bauen bei APCOA eine Kultur auf, in der wir gemeinsam wachsen und großartige Menschen in einem modernen Arbeitsumfeld beste Arbeit leisten können.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, vielseitige und organisationsstarke Persönlichkeit mit ausgeprägtem kaufmännischem Verständnis und Freude an administrativen und operativen Aufgaben.

Deine Aufgaben

Du unterstützt den Leiter Operations und den Sales Director Schweiz im Tagesgeschäft und bei Projekten. Du holst Offerten ein, vergleichst Angebote und koordinierst Abklärungen und Termine.Du gibst betriebliche Vorgaben im Auftrag des Leiters Operations an die Mitarbeitenden unserer Parkings weiter und verfolgst deren Umsetzung.Du bearbeitest Anfragen, Schadensfälle und Reklamationen und stehst mit Kunden, Dienstleistern und internen Stellen in Kontakt.Du unterstützt die Personaladministration bei Verträgen, Krankmeldungen und Arbeitszeugnissen und betreust das Zeiterfassungssystem.Du bereitest anspruchsvollere Schreiben vor und bearbeitest Datenschutzanfragen sowie behördliche Fragebogen. Dazu holst du die nötigen Informationen und fachliche Unterstützung ein und sorgst für fristgerechte Antworten sowie eine nachvollziehbare Dokumentation.Du erstellst Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und Präsentationen, führst Sitzungsprotokolle und unterstützt bei Kommunikationsmassnahmen.Du bearbeitest verschiedene Mailboxen, erfasst Safelisteinträge und pflegst Daten und Listen. Zudem erstellst du Auswertungen und beschaffst Büro- und Arbeitsmaterial.

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in der Administration. Kenntnisse in der Personaladministration sind von Vorteil.Du erfasst neue Aufgaben rasch, erkennst Zusammenhänge und entwickelst praktikable Lösungen.Du arbeitest speditiv, selbstständig und sorgfältig. Du kontrollierst deine Ergebnisse, ohne dich in Details zu verlieren.Du setzt klare Prioritäten, bleibst bei Unterbrechungen zielgerichtet und bringst Aufgaben termingerecht zum Abschluss.Du zeigst Eigeninitiative, triffst kleinere Entscheidungen selbst und erkennst, wann Rücksprache nötig ist.Du kommunizierst freundlich und verbindlich, vertrittst betriebliche Vorgaben konsequent und packst auch bei Routineaufgaben mit an.Du sprichst fliessend Deutsch, verfügst über gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift und gehst sicher mit MS Office um. Englisch und Italienisch sind von Vorteil.

Das erwartet Dich

• Eine abwechslungsreiche Mischung aus Sachbearbeitung, Organisation und Projektunterstützung.
• Ein kleines Team mit kurzen Entscheidungswegen und einem respektvollen Miteinander.
• Selbstständiges Arbeiten mit Handlungsspielraum und Unterstützung bei fachlichen Fragen.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe zu verbessern.
• Eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie Parkmöglichkeiten an unseren Standorten.

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, die du uns gerne elektronisch zukommen lassen kannst. Wir sind gespannt darauf, Dich kennenzulernen!