Backoffice Assistant | Administration, Projekte & Assistenz 80–100 %

Job-Room; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

5 Wochen Ferien

Zusammenfassung

Job-Room sucht eine engagierte Backoffice Assistant für Administration, Projekte und Assistenz in Zürich. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, unterstützen administrative Belange und übernehmen Projektaufgaben.

Die Position bietet Vielseitigkeit in HR, Finanzen, Marketing und Team-Events. Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung, gute MS 365 Kenntnisse und eine pragmatische, selbstständige Arbeitsweise mit.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung abgeschlossen.
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil.
• Sehr gute MS 365 Kenntnisse und Freude an digitalen Arbeitsmitteln.
• Gestaltung von Dokumenten und Präsentationen professionell aufbereiten.
• Offenheit gegenüber KI und neuen digitalen Tools.
• Selbstständige, strukturierte und fokussierte Arbeitsweise.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität.
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit gesundem Durchsetzungsvermögen.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und Organisation des Büroalltags.
• Vorbereitung von Dokumenten, Verträgen, Offerten, Nachträgen und Regien.
• Pflege von Daten im ERP-System und Unterstützung bei Ausschreibungen.
• Protokollführung, Spesen- und Arbeitsrapportenkontrollen, Kreditoren/Debitoren-Bereich.
• Gestaltung von Präsentationen, Dokumenten und Flyern für eine professionelle Außenwirkung.
• Mitarbeit in Projekten und Erweiterung des Verantwortungsbereichs je nach Interesse.

Kenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS 365

Jobbeschreibung

Backoffice Assistant | Administration, Projekte & Assistenz 80-100% (w/m)

Unser Auftraggeber ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Gebäudetechnik und begleitet technisch anspruchsvolle Bauprojekte in unterschiedlichen Branchen. Zum Portfolio gehören moderne Industrie- und Bürogebäude ebenso wie komplexe Infrastrukturbauten und Rechenzentren. Im Zuge des weiteren Wachstums suchen wir im exklusiven Mandatsauftrag per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent und Eigeninitiative mitbringt.

Deine Aufgaben

Du wartest nicht darauf, dass dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist? Perfekt. Denn hier bist du mittendrin, denkst voraus und hältst der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft den Rücken frei. Du unterstützt die Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen und übernimmst gleichzeitig Aufgaben in der Projektassistenz. Du bereitest Dokumente und Verträge auf, erstellst Offerten, Nachträge und Regien, pflegst Daten im ERP und unterstützt bei Ausschreibungen sowie Projektabschlüssen. Ebenso gehört die Kontrolle von Spesen und Arbeitsrapporten, Protokollführung sowie verschiedene Aufgaben im Bereich Kreditoren und Debitoren zu deinem Alltag. Aber auch deine kreative Ader wird gefragt sein. Du kümmerst dich um die Gestaltung von Präsentationen, Dokumenten, Flyern sowie weiteren Kommunikationsmitteln und sorgst für einen professionellen sowie einheitlichen Auftritt. Auch KI siehst du nicht als Konkurrenz, sondern als Werkzeug, das dir die tägliche Arbeit erleichtert. Je nach Interesse und Entwicklung kannst du deinen Verantwortungsbereich laufend erweitern - beispielsweise in den Bereichen HR, Finanzen & Controlling, Marketing oder bei der Organisation von Team- und Kundenanlässen.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS 365 und Freude an digitalen Arbeitsmitteln
• Flair für Gestaltung und Freude daran, Dokumente und Präsentationen professionell aufzubereiten
• Offenheit gegenüber KI und neuen digitalen Tools
• Selbstständige, strukturierte und fokussierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit gesundem Durchsetzungsvermögen
• Freude daran, Neues zu lernen, Verantwortung zu übernehmen und dich mit viel Drive und Engagement einzubringen

Dein Gewinn

Hier erwartet dich keine engstirnige Position, bei der du jahrelang dieselben Aufgaben erledigst. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung zusammen, erhältst Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und kannst deinen Verantwortungsbereich entsprechend deinen Stärken und Interessen laufend erweitern. Ob Projektassistenz, Grafik, Marketing, HR, Events oder betriebswirtschaftliche Themen – du bekommst die Möglichkeit, Neues zu lernen, Verantwortung zu übernehmen und dich Schritt für Schritt zu einer starken kaufmännischen Generalistin zu entwickeln. Dabei erwartet dich ein persönliches und dynamisches Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen, viel Eigenverantwortung und regelmässigen Anlässen. Zusätzlich profitierst du von fünf Wochen Ferien und der Möglichkeit, dich fachlich in unterschiedlichste Bereiche einzuarbeiten und aktiv mit dem Unternehmen mitzuwachsen.