Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%)

Join; Zürich; Hybrid; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeiten

Remote möglich

Fortbildung

Moderne Büroinfrastruktur in Zürich

Zusammenfassung

Join sucht eine zuverlässige, selbständige und organisierte Persönlichkeit für das Backoffice und die Administration am Standort Zürich/Basel. Sie treiben Finanzen, HR-Administration und Digitalisierung voran und automatisieren schrittweise Prozesse.

Sie arbeiten an der Schnittstelle von Administration und IT, nutzen Microsoft 365 und gängige Buchhaltungstools, und entwickeln interne Abläufe weiter. Flexible Arbeitszeiten im 40–60% Pensum möglich.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Backoffice-Erfahrung mit IT-Affinität.
• Mehrjährige Erfahrung in Buchhaltung, Administration und Büroorganisation.
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (Microsoft 365, Excel, Teams, SharePoint).
• Gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse vorteilhaft.
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Teamgeist, Hands-on-Mentalität.

Aufgaben

• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung durchführen (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen).
• Fakturierung, Mahnwesen und Überwachung offener Posten.
• Unterlagen für das Treuhandbüro vorbereiten (Quartals- und Jahresabschlüsse).
• Lohnbuchhaltung; Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK etc.
• Spesenabrechnungen prüfen, Budgetierung, Reporting und KPIs unterstützen.
• Onboarding/Offboarding von Mitarbeitenden, Stammdatenpflege.
• Zeitrapportierung sicherstellen, Büroorganisation, Materialbestellungen.
• Prozesse digitalisieren, Tools implementieren, Automatisierung vorantreiben.
• Mitarbeitende schulen und bei Fragen zu digitalen Tools unterstützen.

Kenntnisse

IT-Anwenderkenntnisse

Kommunikationsstärke

Hands-on-Mentalität

Teamfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Informatik-/Wirtschaftsinformatik-Studium (vorteilhaft)

Tools

Microsoft 365

Bexio

Jobbeschreibung

Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.

Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen)
• Fakturierung und Mahnwesen sowie Überwachung offener Posten
• Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse)
• Lohnbuchhaltung Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
• Prüfung und Verbuchung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu automatisieren und zu optimieren

Administration & Office Management

• Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten
• Sicherstellen der monatlichen Zeitrapportierung für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros, Büromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur
• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings

Digitalisierung & Automatisierung

• Analyse der bestehenden Backoffice-Prozesse (Finanzen, Administration, HR) auf Optimierungs- und Automatisierungspotenzial
• Implementierung und Betreuung neuer digitaler Tools und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um Routineaufgaben zu automatisieren und effizienter zu gestalten
• Weiterentwicklung interner Prozesse: In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung)
• Verwaltung und Pflege unserer Kollaborationsplattformen (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice

Qualifikation

• Kaufmännische Grundausbildung oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration und zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik (FH/Uni) oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools (z.B. Bexio) wird erwartet
• Technologie-affin und analytisch: Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und scheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Effizienzsteigerung
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Teamgeist: Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine Hands-on-Mentalität zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an
• Sprachen: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; Französischkenntnisse sind von Vorteil

Benefits

Wir bieten dir:

• Eine Schlüsselrolle bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene Ideen einbringen und umsetzen
• Ein modernes Büro im Herzen von Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur sowie der Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten (Home-Office nach Absprache)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem 40–60% Pensum
• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT
• Ein unterstützendes, wertschätzendes Team und eine offene Unternehmenskultur, die von Innovation und Zusammenarbeit geprägt ist
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und berufliche Entwicklung, um gemeinsam mit uns zu wachsen

Diese Rolle ist ideal für Kandidatinnen und Kandidaten, die administrative Exzellenz mit IT-Know-how verbinden möchten und Freude daran haben, traditionelle Backoffice-Aufgaben mittels moderner Technologien effizienter zu gestalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!