Operations Manager 100% DE, FR, EN (w/m/d) – Zürich

properti; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Karrieremöglichkeiten & Talentförderug

Innovatives Unternehmen

Co-Working-Space + Ruhezonen

Snacks & Getränke

Birthday Retreat

5 Wochen Urlaub

Unbezahlter Urlaub

Rocket Friday & Events

KI-Kernkompetenz

Zusammenfassung

Properti sucht in Zürich eine/n Operations Manager (100%) mit DE/FR/EN-Kompetenz. Sie steuern Office-Standorte in der Schweiz, koordinieren Vermieter und Dienstleister und sichern Raum, Material sowie Empfang.

Zudem tragen Sie Verantwortung für Fleet- und Mietprozesse sowie zentrale Post- und Dokumentenablage. Erfahrung im Office Management, fließende Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse sowie Hands-on-Mentalität sind Voraussetzung.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder höher
• Mehrjährige Erfahrung im Office/Backoffice oder koordinativer Funktion
• Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Italienisch von Vorteil
• Organisationsfähigkeit sowie selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsvermögen und Nachfassen
• Hands-on-Mentalität und klare Kommunikation mit internen/external Partnern

Aufgaben

• Operative Verantwortung für Bürostandorte in der Schweiz.
• Koordination Vermieter, Verwaltungen, Hausdienste, Lieferanten und Dienstleister.
• Sicherung von Büromaterial, Infrastruktur und Arbeitsplätzen.
• Bearbeitung standortbezogener Anliegen und Reibungsloser Büroalltag.
• Professioneller Empfang und effiziente Büroorganisation.
• Betreuung und Kontrolle der Firmenfahrzeugflotte; Übergaben, Services, Kostenüberwachung.
• Bearbeitung von Mietanmeldungen und Dokumentenmanagement.
• Aufbau und Pflege von Post-/Dokumentenprozessen und Ablage.
• Unterstützung Sales/Finance/Partneranfragen sowie Backoffice-Vertretung.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Französischkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

HF/FA Weiterbildung

Bachelorabschluss

Tools

KI-Tools

Jobbeschreibung

Job Beschreibung

Bewirb dich jetzt für die Position Operations Manager 100% DE, FR, EN (w/m/d) – Zürich und lass uns gemeinsam Grosses erreichen! Werde Teil eines erfolgreichen Teams und erziele Erfolge, die über deine bisherigen Möglichkeiten hinausgehen. Hungrig auf mehr? Properti ist der führende und mehrfach ausgezeichnete PropTech-Makler der Schweiz. Wir vereinen bestens ausgebildete Experten mit den aktuellsten Technologien auf einer intelligenten Plattform, um Kunden, Makler und Service-Partner risikofreie, flexible und vereinfachte Services zu ermöglichen. Solltest du dir eine Tätigkeit im Backoffice in Zürich vorstellen können, bewirb dich jetzt für die Stelle mit vollständigen Bewerbungsunterlagen.

Aufgaben

Office Management

• Du trägst die operative Verantwortung für unsere Bürostandorte in der ganzen Schweiz.
• Du koordinierst Vermieter, Verwaltungen, Hausdienste, Lieferanten und externe Dienstleister.
• Du stellst die Verfügbarkeit von Büromaterial, Infrastruktur und Arbeitsplätzen sicher.
• Du bearbeitest standortbezogene Anliegen
• Du sorgst für einen professionellen Empfang und einen reibungslosen Büroalltag.

Fleet Management

• Du betreust und kontrollierst unsere Firmenfahrzeugflotte.
• Du koordinierst Fahrzeugübergaben und -rücknahmen, Services, Reifenwechsel, Reparaturen und Schadensfälle.
• Du pflegst die Fahrzeug- und Vertragsübersichten.
• Du überwachst relevante Termine, Kosten und die Vollständigkeit der Fahrzeugunterlagen.
• Du koordinierst dich mit Mitarbeitenden, Leasingpartnern, Garagen und Versicherungen.

Mietanmeldungen

• Du prüfst und bearbeitest Mietanmeldungen.
• Du stellst sicher, dass sämtliche benötigten Unterlagen vollständig vorliegen.
• Du koordinierst interne und externe Abklärungen.
• Du bewirtschaftest das zentrale Miete-Postfach und gewährleistest eine transparente Statusführung.

Post- und Dokumentenmanagement

• Du organisierst die ein- und ausgehende Geschäftspost.
• Du koordinierst Postumleitungen und die Leerung unserer Briefkästen.
• Du stellst die korrekte Zuordnung, Digitalisierung und Weiterleitung relevanter Dokumente sicher.
• Du überwachst die definierten Bearbeitungsfristen und sorgst für eine nachvollziehbare Ablage.

Administrative Unterstützung

• Du bearbeitest und dokumentierst Verkaufstransaktionen gemäss den internen Vorgaben.
• Du koordinierst Abklärungen mit Sales, Sales Operations, Finance und weiteren internen Stellen.
• Du unterstützt bei Partneranfragen sowie Cross- und Upselling-Potenzialen.
• Du bearbeitest allgemeine Inbound-Anliegen.
• Du übernimmst definierte Ferien- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Backoffice.

Job Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ), betriebswirtschaftliche Weiterbildung (HF/FA) oder ein Bachelorabschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Backoffice oder in einer vergleichbaren koordinativen Funktion
• Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Italienischkenntnisse von Vorteil)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsvermögen und konsequentes Nachfassen
• Priorisierungsstärke im Umgang mit mehreren gleichzeitig laufenden Aufgaben
• Hands-on-Mentalität und klare Kommunikation gegenüber internen sowie externen Ansprechpartnern
• Freude an digitalen sowie KI-basierten Tools und an der kontinuierlichen Optimierung von Abläufen

Job Vorteile

• Überdurchschnittliche Karrieremöglichkeiten & Talentförderung
• Junges und innovatives Unternehmen
• Fixe Arbeitsplätze und Co-Working-Space in hellen Räumlichkeiten mit Ruhezonen
• Food & Drinks: frische Früchte & Snacks, Kaffee & Tee
• Birthday Retreat: halber Tag geschenkt
• Fünf Wochen Urlaub
• Unbegrenzter (unbezahlter) Urlaub
• Rocket Friday, Sommer & Winter-Event, Incentive-Reisen
• Ein Unternehmen, das KI als Kernkompetenz behandelt, nicht als IT-Projekt