Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%)

Swiss Digital Network; Zürich; On-site; Vertraulich; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Remote-Option (teilweise)

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Swiss Digital Network mit Hauptsitz in Zürich sucht eine zuverlässige, selbständige und digital-affine Persönlichkeit zur Betreuung des Backoffice und der Administration. Sie optimieren Geschäftsprozesse, automatisieren Abläufe und arbeiten eng mit dem Team an der Digitalisierung.

Zu den Aufgaben gehören Finanzen, Buchhaltung, Lohnabrechnung, Onboarding/Offboarding, Rechnungserstellung und Budget reporting.

Qualifications

• Strukturierte und genaue Arbeitsweise in Backoffice/Administration
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Affinität zu IT-Themen und Digitalisierung von Prozessen
• Erfahrung mit Buchhaltung, Lohnabrechnung und Rechnungswesen
• Kenntnisse in Microsoft 365 und gängigen Tools der Administration

Responsibilities

• Bearbeitung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen (Kreditoren/Debitoren)
• Fakturierung, Mahnwesen und Budgetüberwachung
• Lohnbuchhaltung und Spesenabrechnungen
• Onboarding/Offboarding, Stammdatenpflege
• Prozessanalyse zur Digitalisierung und Automatisierung
• Büroorganisation, Material- und IT-Equipment-Bestellungen
• Unterstützung bei KPI-Reporting und Projektdokumentation

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Hands-on-Mentalität

Kommunikationsstärke

Teamgeist

Analytisch

IT-Kenntnisse

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Informatik-/Wirtschaftsinformatik-Weiterbildung

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Bexio

Job description

Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.

Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen)
• Fakturierung und Mahnwesen sowie Überwachung offener Posten
• Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse)
• Lohnbuchhaltung Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
• Prüfung und Verbuchung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu automatisieren und zu optimieren

Administration & Office Management

• Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten
• Sicherstellen der monatlichen Zeitrapportierung für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros, Büromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur
• Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings

Digitalisierung & Automatisierung

• Analyse der bestehenden Backoffice-Prozesse (Finanzen, Administration, HR) auf Optimierungs- und Automatisierungspotenzial
• Implementierung und Betreuung neuer digitaler Tools und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um Routineaufgaben zu automatisieren und effizienter zu gestalten
• Weiterentwicklung interner Prozesse: In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung)
• Verwaltung und Pflege unserer Kollaborationsplattformen (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen
• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice

Qualifikation

• Kaufmännische Grundausbildung oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration und zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik (FH/Uni) oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools (z.B. Bexio) wird erwartet
• Technologie-affin und analytisch: Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und scheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Effizienzsteigerung
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Teamgeist: Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine Hands-on-Mentalität zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an
• Sprachen: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; Französischkenntnisse sind von Vorteil

Benefits

Wir bieten dir:

• Eine Schlüsselrolle bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene Ideen einbringen und umsetzen
• Ein modernes Büro im Herzen von Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur sowie der Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten (Home-Office nach Absprache)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem 40–60% Pensum
• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT
• Ein unterstützendes, wertschätzendes Team und eine offene Unternehmenskultur, die von Innovation und Zusammenarbeit geprägt ist
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und berufliche Entwicklung, um gemeinsam mit uns zu wachsen

Diese Rolle ist ideal für Kandidatinnen und Kandidaten, die administrative Exzellenz mit IT-Know-how verbinden möchten und Freude daran haben, traditionelle Backoffice-Aufgaben mittels moderner Technologien effizienter zu gestalten.