Assistenz CEO 50-60% (m/w/d)

Häny AG; Rapperswil-Jona; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Häny AG in Jona sucht eine erfahrene Assistenz des CEO (50–60%). Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen, bereiten Sitzungen vor, koordinieren Unterlagen und verfolgten Aufgaben zuverlässig nach. Ihre strukturierte, diskrete Arbeitsweise unterstützt Führungsgremien und Transformationsprojekte.

Sie erstellen Präsentationen, verfügen über exzellente Deutschkenntnisse und beherrschen Microsoft 365 sicher. Es erwartet Sie eine eigenständige Rolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung am Hauptsitz

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz oder ähnliche Führungsunterstützung.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Höhe Diskretion, Integrität und Vertraulichkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Word, Excel).

Aufgaben

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen.
• Strukturierung von Traktanden und Unterlagen.
• Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten.
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen und Versionen.
• Unterstützung bei Führungsgesprächen, Workshops und internen Terminen.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsdokumenten.
• Administrative Unterstützung bei Transformations- und Projekten.
• Pflege der Ablage für CEO/GL/VR/Projektdokumente.
• Weiterentwicklung von Vorlagen und Übersichten.
• Koordination von Terminen im CEO-Umfeld.

Kenntnisse

CEO-/GL-Assistenz

Executive Assistant

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Verbindlichkeit

Deutsch (schriftlich/mündlich)

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

SharePoint

PowerPoint

Word

Excel

Jobbeschreibung

Die Häny AG ist ein traditionsreiches Schweizer Industrieunternehmen mit Sitz in Jona. Wir entwickeln unsere Organisation konsequent weiter, stärken unsere Führungsstrukturen und treiben wichtige Transformations- und Zukunftsthemen voran.

Zur direkten Unterstützung unseres CEO suchen wir eine erfahrene, diskrete und sehr strukturierte Persönlichkeit als

Assistenz CEO 50-60% (m/w/d).

In dieser vertrauensvollen Funktion arbeiten Sie eng mit dem CEO zusammen und unterstützen ihn bei der Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Geschäftsleitungs-, Verwaltungsrats-, Projekt- und Organisationsthemen.

Sie sorgen dafür, dass Informationen strukturiert vorliegen, Entscheide sauber dokumentiert, offene Punkte konsequent weiterverfolgt und wichtige Themen zum richtigen Zeitpunkt wieder aufgenommen werden.

Ihre Aufgaben

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen und Verwaltungsratsunterlagen
• Strukturierung und Zusammenstellung von Traktanden, Sitzungsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen
• Führung und konsequente Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen, Versionen und offenen Punkten
• Unterstützung des CEO bei der Vorbereitung von Führungsgesprächen, Workshops und wichtigen internen Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Entscheidungsnotizen und internen Kommunikationsunterlagen
• Administrative und organisatorische Unterstützung bei ausgewählten Transformations-, Organisations- und Sonderprojekten
• Pflege einer strukturierten Ablage für CEO-, GL-, VR- und Projektdokumente
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Übersichten und einfachen Steuerungsinstrumenten für den Führungsalltag
• Koordination von Terminen, Abstimmungen und Follow-ups im direkten Umfeld des CEO
• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz, Executive Assistant, Projektassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion mit Nähe zu Geschäftsleitung oder Unternehmensführung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr strukturierte, selbständige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen, zu strukturieren und auf das Wesentliche zu reduzieren
• Freude daran, Themen konsequent nachzuverfolgen und Verbindlichkeit professionell einzufordern
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Word und Excel
• Ruhiges, souveränes und professionelles Auftreten
• Vorausschauende, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise

Was Sie auszeichnet

Sie denken mit, behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und erkennen, was als Nächstes benötigt wird.

Sie verstehen Ihre Rolle nicht als reine administrative Unterstützung, sondern als strukturierende Kraft im Hintergrund. Sie tragen dazu bei, dass Führungsprozesse strukturiert vorbereitet, Entscheide sauber dokumentiert und vereinbarte Massnahmen konsequent nachverfolgt werden.

Dabei arbeiten Sie diskret, verbindlich und mit einem hohen Qualitätsanspruch.

Wir bieten Ihnen

• Eine vertrauensvolle Funktion in direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Einblick in Unternehmensführung, Organisation und Transformation
• Kurze Entscheidungswege und ein unternehmerisch geprägtes Umfeld
• Die Möglichkeit, Führungs- und Arbeitsstrukturen aktiv mitzugestalten
• Ein hohes Mass an Selbständigkeit und Eigenverantwortung
• Einen modernen Arbeitsplatz am Hauptsitz der Häny AG in Jona