Assistent/in Geschäftsleitung / Office Manager (50–100%)

Aretas Tax Management AG; Basel; On-site; CHF 80,000 - 110,000; Part time

Job summary

Aretas Tax Management AG sucht eine zuverlässige, engagierte Assistenz der Geschäftsleitung bzw. Office Managerin (50–100%). Sie betreuen internationale Klienten, organisieren Meetings und bereiten Unterlagen für Verwaltungsrat und Generalversammlung vor.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, idealerweise eine Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder juristische Kenntnisse. Deutsch ist Muttersprache, Englisch gut, Französisch von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; idealerweise Direktionsassistent/in oder juristische Weiterbildung.
• Juristisches Verständnis von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• KI-Kenntnisse im Assistenzbereich von Vorteil.
• Strukturierte, detailorientierte und effiziente Arbeitsweise.
• Selbstständiges, proaktives Arbeiten.
• Deutsch Muttersprache, gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Englisch.
• Betreuung internationaler Klienten und Führung der Klientendossiers.
• Erstellung von Präsentationen, Handouts, Protokollen.
• Unterstützung bei Verträgen, Vollmachten und administrativen Prozessen.
• Vorbereitung von Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen.
• Mitarbeit im monatlichen Fakturierungsprozess.
• Organisation von Terminen, Reisen und Meetings.
• Allgemeine Büroorganisation und Rechercheaufgaben, inklusive Kontakt mit Behörden.
• Unterstützung im Family Office sowie Koordination relevanter administrativer Prozesse.

Skills

Deutsch Muttersprache

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Detailorientiert

Eigeninitiative

Berufserfahrung

KI-Kenntnisse im Assistenzbereich

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz

Paralegal/Juristische Weiterbildung

Tools

MS Office

Job description

Assistent/in Geschäftsleitung / Office Manager (50–100%)

Aretas Tax Management AG ist eine spezialisierte Steuerberatungs-Boutique mit Fokus auf schweizerisches und internationales Steuerrecht und als Teil eines Family Office tätig.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige, engagierte Persönlichkeit als

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Englisch
• Betreuung internationaler Klienten und Führung der Klientendossiers
• Erstellung von Präsentationen, Handouts, Protokollen
• Unterstützung bei Verträgen, Vollmachten und administrativen Prozessen
• Vorbereitung von Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen
• Mitarbeit im monatlichen Fakturierungsprozess
• Organisation von Terminen, Reisen und Meetings
• Allgemeine Büroorganisation und Rechercheaufgaben, inklusive Kontakt mit Behörden
• Unterstützung im Family Office sowie Koordination relevanter administrativer Prozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung als
  Direktionsassistent/in oder im juristischen Bereich (z.B. Paralegal)
• Juristisches Verständnis und Interesse an rechtlichen Fragestellungen von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Kenntnisse im Einsatz von KI im Assistenzbereich von Vorteil
• Strukturierte, detailorientierte und effiziente Arbeitsweise
• Freude an vielseitigen Aufgaben, selbstständiges und proaktives Arbeiten
• Deutsch als Muttersprache, gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Freude an der Arbeit in einem kleinen, engagierten Team

Wir bieten

• Eine spannende, abwechslungsreiche Position in einem kleinen, professionellen Team
• Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Direkter Einblick in die Arbeit eines Family Offices und in die internationale Steuerberatung
• Offen für individuelle Weiterbildungswünsche