Assistent der Geschäftsleitung & Office Manager

Aretas Tax Management AG; Basel; On-site; CHF 70,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Keine Special Perks

Job summary

Aretas Tax Management AG in Basel sucht eine/n Assistent/in der Geschäftsleitung bzw. Office Manager zur Unterstützung des Teams.

Sie betreuen Korrespondenz, verwalten Klientendossiers international und erstellen Präsentationen, Handouts und Protokolle. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, unterstützen Verträge und administrative Prozesse, bereiten Verwaltungsratssitzungen vor und unterstützen den monatlichen Fakturierungsprozess.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Weiterbildung zum Direktionsassistent/in oder im juristischen Bereich.
• Juristisches Verständnis von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Kenntnisse im Einsatz von KI im Assistenzbereich von Vorteil
• Strukturierte, detailorientierte und effiziente Arbeitsweise
• Selbstständiges und proaktives Arbeiten
• Deutsch als Muttersprache, gute Englischkenntnisse; Kenntnisse weiterer Sprachen von Vorteil

Responsibilities

• Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Englisch
• Betreuung internationaler Klienten und Führung der Klientendossiers
• Erstellung von Präsentationen, Handouts, Protokollen
• Unterstützung bei Verträgen, Vollmachten und administrativen Prozessen
• Vorbereitung von Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen
• Mitarbeit im monatlichen Fakturierungsprozess
• Organisation von Terminen, Reisen und Meetings
• Allgemeine Büroorganisation und Rechercheaufgaben, inklusive Kontakt mit Behörden
• Unterstützung im Family Office sowie Koordination relevanter administrativer Prozesse

Skills

MS Office

Organisationsgeschick

Sprachkenntnisse Deutsch

Proaktive Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistent/in

Paralegal (juristischer Bereich)

Tools

KI-Assistenz-Tools

Job description

Aretas Tax Management AG in Basel sucht eine/n Assistent/in der Geschäftsleitung bzw. Office Manager zur Unterstützung des Teams.

Sie betreuen Korrespondenz, verwalten Klientendossiers international und erstellen Präsentationen, Handouts und Protokolle. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, unterstützen Verträge und administrative Prozesse, bereiten Verwaltungsratssitzungen vor und unterstützen den monatlichen Fakturierungsprozess.