Assistent:in der Vertriebsabteilung

Coopers Group; Basel; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Coopers Group in Basel sucht eine engagierte Office- und Team-Assistant-Unterstützung. Du planst Meetings, erstellst Berichte und Protokolle, koordinierst Kalender des Teams und des CCO, organisierst Interne Events und pflegst reibungslose Schnittstellen zu internen Bereichen.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung, mindestens zwei Jahre Erfahrung, hervorragende Organisationsfähigkeiten, Proaktivität sowie sicheren Umgang mit MS Office, Outlook und Teams mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, in Assistenz, Administration oder Kommunikation.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung als Team Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Proaktive, selbstständige und zuverlässige Persönlichkeit mit einem guten Gespür für Prioritäten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.
• Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern in einem internationalen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office, Outlook und Teams.
• Sehr gute Englischkenntnisse, mindestens Niveau C1.
• Gute Deutsch- und Französischkenntnisse, mindestens Niveau B1

Aufgaben

• Organisation und Planung von Meetings inklusive Einladungen, Tagesordnungen und Logistik.
• Erstellung und Verteilung von Berichten und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Massnahmen.
• Koordination der Terminkalender und Zeitpläne des Teams und des CCO.
• Organisation interner Teamevents, Seminare und abteilungsübergreifender Meetings.
• Sicherstellung der administrativen Schnittstelle zu verschiedenen internen Bereichen.
• Vorbereitung finanzieller Vorabgenehmigungen und Nachverfolgung von Rechnungen.
• Erstellung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Erstattungsanträgen.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Buchungen, Reiserouten und Logistik.
• Unterstützung bei der Betreuung der Social Media Kanäle und der digitalen Marktbeobachtung.
• Mitarbeit bei kleineren Projekten in den Bereichen Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamkoordination

Prioritätenmanagement

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Outlook

Teams

Jobbeschreibung

Deine Hauptaufgaben

• Organisation und Planung von Meetings inklusive Einladungen, Tagesordnungen und Logistik
• Erstellung und Verteilung von Berichten und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Massnahmen
• Koordination der Terminkalender und Zeitpläne des Teams und des CCO
• Organisation interner Teamevents, Seminare und abteilungsübergreifender Meetings
• Sicherstellung der administrativen Schnittstelle zu verschiedenen internen Bereichen
• Vorbereitung finanzieller Vorabgenehmigungen und Nachverfolgung von Rechnungen
• Erstellung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Erstattungsanträgen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Buchungen, Reiserouten und Logistik
• Unterstützung bei der Betreuung der Social Media Kanäle und der digitalen Marktbeobachtung
• Mitarbeit bei kleineren Projekten in den Bereichen Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung

Das erwartet dich

• Ein besonderes, internationales Arbeitsumfeld mit kultureller Vielfalt und gelebter Mehrsprachigkeit
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit vielfältigen Schnittstellen
• Enge Zusammenarbeit mit dem CCO und einem kleinen, eingespielten Team
• Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und deine organisatorischen Fähigkeiten vielseitig einzusetzen
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Teamgeist, Offenheit und menschliche Werte einen hohen Stellenwert haben

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, in Assistenz, Administration oder Kommunikation
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung als Team Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Proaktive, selbstständige und zuverlässige Persönlichkeit mit einem guten Gespür für Prioritäten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern in einem internationalen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office, Outlook und Teams
• Sehr gute Englischkenntnisse, mindestens Niveau C1
• Gute Deutsch- und Französischkenntnisse, mindestens Niveau B1