Assistent/in der Geschäftsleitung 50-100%

Heliobus AG; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Heliobus AG sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w), um das Leitungsteam zu unterstützen und zentrale administrative Aufgaben zu koordinieren. Sie übernehmen Terminkoordination, mehrsprachige Korrespondenz DE/EN, Budget-Controlling und die Organisation von Messen/Events, auch international.

Eine kaufmännische Ausbildung und Führungserfahrung im Backoffice sind wünschenswert. Sie arbeiten eigenständig, proaktiv und zuverlässig und arbeiten eng mit der Geschäftsführung sowie

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL.
• Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit disziplinarischer und fachlicher Führung.
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld.
• Sehr gute, mehrsprachige Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch; Französisch/Italienisch von Vorteil.
• Flexible, serviceorientierte und teamfähige Persönlichkeit.
• Selbstständige, exakte und zuverlässige Arbeitsweise.
• IT-Affinität und Erfahrung mit CRM/ERP Tools; Kenntnisse im Marketing/Digital Marketing.
• Kenntnisse im Social Media Content-Marketing (Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube).
• SEO, Google Ads vorteilhaft.

Aufgaben

• Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund.
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und Dokumente (DE, EN, FR, IT) von Vorteil.
• Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice Prozesse.
• Zeitplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte.
• Verantwortung für Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM).
• Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und Pendenzenmanagement.
• Unterstützung bei Organisation von Messen, Meetings, Firmenevents und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Executive Assistant experience

Multilingual communication

Organization & coordination

Discretion & reliability

Intercultural experience

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss BWL

Tools

CRM/ERP tools

MS Office Suite

Social Media Tools

Jobbeschreibung

Die Heliobus AG widmet sich seit zwei Jahrzehnten der Mission, Innenräume mit ausreichend Tageslicht zu versorgen. Durch innovative Lösungen bringen wir auf intelligente Weise Lebensenergie in dunkle, gefangene Räume, Untergeschosse und unterirdische Infrastrukturen.

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w), um unser Team zu stärken. In dieser Position werden Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Geschäftsführung übernehmen und Verantwortung für verschiedene, länderübergreifende, administrative Aufgaben sowie die Koordination von Abläufen innerhalb des Unternehmens tragen.

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und anderen Dokumenten (DE, EN) FR, IT von Vorteil
• Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice Prozesse
• Zeitplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte
• Verantwortung Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM)
• Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und Pendenzenmanagement
• Mithilfe bei Organisation und Koordination von Messen, Meetings, Firmenevents und Veranstaltungen
• Proaktives Management von Terminen, Reisen und Besprechungen für die Geschäftsleitung
• Übernahme von Recherchetätigkeiten und eigenständige Aufbereitung von Informationen
• Unterstützung von Marketingaktivitäten

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL
• Erfahrung als Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit disziplinarischer und fachlicher Führung
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld
• Kompetentes und gewinnendes Auftreten mit sehr guten Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute, mehrsprachige und kreative Ausdrucksweise in Wort und Schrift (DE, EN) FR,IT von Vorteil
• Flexible, serviceorientierte und teamfähige Persönlichkeit
• Selbstständige, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Vernetzt denkend, proaktiv mit- und vorausdenkend
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme
• Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Marketing / Digital Marketing oder Kommunikation
• Kenntnisse und Erfahrung im Social Media Content-Marketing (Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube)
• Kenntnisse im Bereich Suchmaschinenoptimierung SEO, Google Ads von Vorteil
• IT-Affinität und Erfahrung mit CRM/ERP Tools

Wir bieten:

• Ein kleines, motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Abwechslungsreiche Aufgaben und Raum für Eigeninitiative
• Einen wertschätzenden und unkomplizierten Umgang miteinander
• Vertrauen, Selbstständigkeit und die Möglichkeit, etwas zu bewegen
• Eine langfristige Perspektive in unserem Unternehmen

Wir freuen uns darauf, Sie näher kennenzulernen