Executive Assistant & Backoffice-Leitung – International

Heliobus AG; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Heliobus AG sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w), um das Leitungsteam zu unterstützen und zentrale administrative Aufgaben zu koordinieren. Sie übernehmen Terminkoordination, mehrsprachige Korrespondenz DE/EN, Budget-Controlling und die Organisation von Messen/Events, auch international.

Eine kaufmännische Ausbildung und Führungserfahrung im Backoffice sind wünschenswert. Sie arbeiten eigenständig, proaktiv und zuverlässig und arbeiten eng mit der Geschäftsführung sowie

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL.
• Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit disziplinarischer und fachlicher Führung.
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld.
• Sehr gute, mehrsprachige Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch; Französisch/Italienisch von Vorteil.
• Flexible, serviceorientierte und teamfähige Persönlichkeit.
• Selbstständige, exakte und zuverlässige Arbeitsweise.
• IT-Affinität und Erfahrung mit CRM/ERP Tools; Kenntnisse im Marketing/Digital Marketing.
• Kenntnisse im Social Media Content-Marketing (Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube).
• SEO, Google Ads vorteilhaft.

Aufgaben

• Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund.
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und Dokumente (DE, EN, FR, IT) von Vorteil.
• Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice Prozesse.
• Zeitplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte.
• Verantwortung für Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM).
• Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und Pendenzenmanagement.
• Unterstützung bei Organisation von Messen, Meetings, Firmenevents und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Executive Assistant experience

Multilingual communication

Organization & coordination

Discretion & reliability

Intercultural experience

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss BWL

Tools

CRM/ERP tools

MS Office Suite

Social Media Tools

Jobbeschreibung

Die Heliobus AG sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w), um das Leitungsteam zu unterstützen und zentrale administrative Aufgaben zu koordinieren. Sie übernehmen Terminkoordination, mehrsprachige Korrespondenz DE/EN, Budget-Controlling und die Organisation von Messen/Events, auch international.

Eine kaufmännische Ausbildung und Führungserfahrung im Backoffice sind wünschenswert. Sie arbeiten eigenständig, proaktiv und zuverlässig und arbeiten eng mit der Geschäftsführung sowie