Assistent/in der Geschäftsleitung 50-100%

Job-Room; Gaiserwald; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kurz Entscheidungswege

Raum für Eigeninitiative

Langfristige Perspektive

Wertschätzender Umgang

Vertrauen und Selbstständigkeit

Zusammenfassung

Die Heliobus AG in St. Gallen sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung (50-100%) zur Unterstützung der Geschäftsführung und Koordination nationaler/internationaler administrativer Abläufe.

Sie arbeiten eigenständig an Terminen, Reisen und Veranstaltungen, erstellen Protokolle, unterstützen Marketingaktivitäten und optimieren Backoffice-Prozesse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung als Executive Assistant in internationalem Umfeld
• Gutes organisatorisches Talent, proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Analytik
• “Multilingual” Kenntnisse in DE/EN FR/IT von Vorteil

Aufgaben

• Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund.
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und Dokumente (DE, EN; FR, IT von Vorteil).
• Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice-Prozesse.
• Zeitplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte.
• Verantwortung für Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM).
• Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und Pendenzenmanagement.
• Organisation von Messen, Meetings, Firmenevents und Veranstaltungen.
• Recherchetätigkeiten und eigenständige Aufbereitung von Informationen.
• Unterstützung von Marketingaktivitäten und Social Media Inhalte

Kenntnisse

Executive Assistant

Backoffice Leadership

Mehrsprachige Kommunikation

CRM/ERP Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

Marketing / Digital Marketing

Social Media Content-Marketing

SEO / Google Ads

IT-Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Bachelorabschluss BWL

Tools

CRM/ERP Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d | 50-100%) per sofort oder nach Vereinbarung Festanstellung Region St. Gallen

Die Heliobus AG widmet sich seit zwei Jahrzehnten der Mission, Innenräume mit ausreichend Tageslicht zu versorgen. Durch innovative Lösungen bringen wir auf intelligente Weise Lebensenergie in dunkle, gefangene Räume, Untergeschosse und unterirdische Infrastrukturen. Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w), um unser Team zu stärken. In dieser Position werden Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Geschäftsführung übernehmen und Verantwortung für verschiedene, länderübergreifende, administrative Aufgaben sowie die Koordination von Abläufen innerhalb des Unternehmens tragen.

Hauptaufgaben

• Selbstständige Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben im Hintergrund
• Mehrsprachige Korrespondenz, Präsentationen und anderen Dokumenten (DE, EN) FR, IT von Vorteil
• Systematische Analyse und Optimierung der Backoffice Prozesse
• Zeitplanung, Budgetierung und Controlling der eigenen Projekte
• Verantwortung Qualitätssicherung im Bereich Adressverwaltung (ERP/CRM)
• Teilnahme an GL-Sitzungen inkl. Protokollierung und Pendenzenmanagement
• Mithilfe bei Organisation und Koordination von Messen, Meetings, Firmenevents und Veranstaltungen
• Proaktives Management von Terminen, Reisen und Besprechungen für die Geschäftsleitung
• Übernahme von Recherchetätigkeiten und eigenständige Aufbereitung von Informationen
• Unterstützung von Marketingaktivitäten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildungen oder Bachelorabschluss BWL
• Erfahrung als Executive Assistant & Leiterin Backoffice mit disziplinarischer und fachlicher Führung
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld
• Kompetentes und gewinnendes Auftreten mit sehr guten Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute, mehrsprachige und kreative Ausdrucksweise in Wort und Schrift (DE, EN) FR,IT von Vorteil
• Flexible, serviceorientierte und teamfähige Persönlichkeit
• Selbstständige, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Vernetzt denkend, proaktiv mit- und vorausdenkend
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme
• Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Marketing / Digital Marketing oder Kommunikation
• Kenntnisse und Erfahrung im Social Media Content-Marketing (Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube)
• Kenntnisse im Bereich Suchmaschinenoptimierung SEO, Google Ads von Vorteil
• IT-Affinität und Erfahrung mit CRM/ERP Tools

Wir bieten dir

• Ein kleines, motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Abwechslungsreiche Aufgaben und Raum für Eigeninitiative
• Einen wertschätzenden und unkomplizierten Umgang miteinander
• Vertrauen, Selbstständigkeit und die Möglichkeit, etwas zu bewegen
• Eine langfristige Perspektive in unserem Unternehmen

Heliobus AG - Sittertalstrasse 34 - 9014 St. Gallen - [phone]