Leiterin / Leiter Sekretariat

Helbling AG; Bronschhofen; Vor Ort; CHF 110.000 - 140.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zentrale Lage

Flache Hierarchien

Fortschrittliche Arbeitsbedingungen

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute ÖV-Anbindung

Zusammenfassung

Helbling AG sucht am Entwicklungs- und Innovationszentrum in Wil eine erfahrene Assistenzpersönlichkeit mit Führungsverantwortung. Sie leiten das Sekretariatsteam, unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und koordinieren operative Aufgaben wie Fakturierung, Reisen, Veranstaltungen, ERP- und CRM-Datenpflege sowie Recruiting-Unterstützung.

Sie arbeiten selbständig im Tagesgeschäft mit, pflegen vertrauliche Informationenen diskret und führen Mitarbeitergespräche.

Qualifikationen

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz­erfahrung auf Führungsebene.
• Erfahrung in fachlicher und personeller Teamführung
• Freude an Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft
• Dienstleistungsorientierung, souveränes Auftreten
• Organisationsgeschick, pragmatische, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Prioritäten setzen, Entscheidungen treffen, Überblick behalten
• Hohe Sozialkompetenz, Mitarbeitende entwickeln, schwierige Gespräche
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Vorteil

Aufgaben

• Führen und Koordinieren des Sekretariats-Teams
• Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Fakturierung, Spesen- und Zeiterfassung, Reisen & Anlässe organisieren
• ERP- und CRM-Datenpflege, Recruiting-Unterstützung, Messeplanung
• Empfang und Betreuung von Kunden/Geschäftspartnern
• Führungsgespräche führen, Personal- und Leistungsfragen klären
• Abläufe weiterentwickeln und effizientes Teamwork fördern

Kenntnisse

Führungserfahrung

Teamkoordination

Kundendienstorientierung

Organisationstalent

Vertrauliche Kommunikation

MS Office

ABACUS Kenntnisse

Deutsch (sehr gut)

Englisch (gut)

Executive/Management Assistant

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Software

CRM-Software

Jobbeschreibung

Für unser Entwicklungs- und Innovationszentrum in Wil mit 110 Mitarbeitenden suchen wir eine erfahrene, dienstleistungsorientierte und engagierte Persönlichkeit. Sie führen unser Sekretariatsteam und arbeiten gleichzeitig aktiv im Tagesgeschäft mit.

Tätigkeitsgebiet

Als zentrale Drehscheibe unseres Sekretariats führen und koordinieren Sie das Team und sorgen gemeinsam für einen professionellen und reibungslosen Support unserer Geschäftsleitung, Projektleitenden und Mitarbeitenden.

Sie arbeiten selbst aktiv im operativen Tagesgeschäft mit und übernehmen vielseitige Aufgaben wie Fakturierung, Stunden- und Spesenkontrolle, Organisation von Reisen und Anlässen, ERP- und CRM-Datenpflege sowie Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei der Messeplanung. Ebenso gehören Empfang und Betreuung unserer Kunden und Geschäftspartner zu Ihrem Verantwortungsbereich.

Als erfahrene Assistenzpersönlichkeit unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung und das Management auch bei anspruchsvolleren organisatorischen und administrativen Aufgaben und gehen mit vertraulichen Informationen souverän und diskret um.

In Ihrer Führungsfunktion koordinieren Sie Aufgaben und Ressourcen im Sekretariat, führen Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche und übernehmen gemeinsam mit dem Vorgesetzten Verantwortung bei Personal-, Leistungs- und Zusammenarbeitsfragen. Gleichzeitig entwickeln Sie Abläufe pragmatisch weiter und fördern selbständiges und effizientes Arbeiten im Team.

Anforderung

Sie bringen folgende Qualität mit:

• Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Executive oder Management Assistant
• Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams
• Freude an einer mitarbeitenden Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten
• Organisationstalent mit selbständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf auch schwierige Gespräche zu führen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil

Innovating a sustainable future!
Mit dieser Vision positioniert sich Helbling Technik als langfristiger Partner im Innovationsnetzwerk des Kunden. Gestützt auf leistungsfähige Ingenieurwerkzeuge, moderne Infrastrukturen mit Laboren und hoch professionelle Methoden generieren die 420 Fachkräfte in den Bereichen Ingenieurwesen, Informatik und Physik von Helbling Technik innovative Ideen. Sie integrieren zudem State-of-the-art Technologien und entwickeln erfolgreiche Produkte.

• Eine spannende und abwechslungsreiche Führungsposition
• Ein motiviertes, aufgestelltes und kollegiales Team
• Ein offenes Umfeld mit einem eingespielten Team
• Interessante und herausfordernde Aufgabengebiete in einem dynamischen Unternehmen
• Einen zentral gelegenen Arbeitsort mit guter Anbindung an den ÖV
• Flache Hierarchien und konstante Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fortschrittliche Arbeits- und Anstellungsbedingungen

Sind Sie interessiert?