Assistent/in der Geschäftsführung 60-80% (Bern und Homeoffice)

Universitäre Medizin Schweiz; Bern; Remote; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeitszeitmodell

Homeoffice-Option

Vier-Tage-Arbeitswoche

Zusammenfassung

Universitäre Medizin Schweiz sucht eine Assistenz der Geschäftsführung zur effizienten Organisation der Geschäftsstelle. Sie unterstützen die Geschäftsführung administrativ, koordinieren Abläufe und arbeiten eng mit den Sekretariaten der Mitglieder sowie Partnerorganisationen zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Protokollführung der Vorstandssitzungen, Post- und Korrespondenzmanagement, sowie die Aktualisierung der Webseite.

Qualifikationen

• Kaufmännischer Abschluss und mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion.
• Erfahrung in der Buchführung wünschenswert.
• Branchenkenntnisse im Gesundheitswesen und Verbandsmanagement.
• Schnelle Auffassungsgabe sowie selbstständige, präzise Arbeitsweise.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Eigeninitiative.

Aufgaben

• Führen des Sekretariats in allen administrativen Belangen.
• Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Prozesse.
• Kooperation mit externen Partnerorganisationen (Finanzen inkl. Lohnadministration, Personal, IT, Organisation).
• Terminkoordination und Protokollführung der Vorstandssitzungen.
• Bearbeitung der Post, E-Mails und Korrespondenz.
• Webseitenaktualisierung und themenspezifische Projektmitarbeit.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kommunikationsfähigkeit

Verlässlichkeit

Ausbildung

Kaufmännischer Abschluss

Tools

MS Office

Teams

Jobbeschreibung

Als Assistent/in der Geschäftsführung sind Sie für die effiziente Organisation und Koordination aller Abläufe der Geschäftsstelle verantwortlich und unterstützen die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. In dieser Drehscheibenfunktion mit einer grossen thematischen Breite stehen Sie in engem Kontakt mit den Sekretariaten unserer Mitglieder und unseren Partnern.

Das bewegen Sie

• Führen des Sekretariats in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen
• Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Administrationsprozesse
• Verantworten der internen Dienste in Zusammenarbeit mit externen Partnerorganisationen (Finanzen inkl. Lohnadministration, Personal, IT, Organisation)
• Terminkoordination und Protokollführung der Vorstandssitzungen
• Bearbeitung der Post, E-Mails, Korrespondenz
• Aktualisieren der Webseite
• Themenspezifische Mitarbeit in Projekten

Damit gelingt es Ihnen

• Kaufmännischer Abschluss und mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion sowie Erfahrung in der Buchführung
• Branchenkenntnisse im Gesundheitswesen und Kenntnisse des Verbandsmanagements
• Rasche Auffassungsgabe, sehr selbständige und präzise Arbeitsweise
• Eigeninitiative und exzellente Organisationsfähigkeiten
• Versierter Umgang mit den MS-Office-Applikationen inklusive Teams
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englisch- und gute Französischkenntnisse (in den Vorstandssitzungen wird Englisch gesprochen)

Das bieten wir Ihnen

Es erwarten Sie ein kollegiales und dynamisches Arbeitsumfeld in einem kleinen Team mit hoher Selbständigkeit, vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten sowie attraktive Anstellungsbedingungen. Wir bieten einen modernen Arbeitsplatz im Haus der Akademien, zwei Minuten vom Hauptbahnhof Bern, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Idealerweise verteilen Sie Ihr Arbeitspensum auf vier Arbeitstage.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis am 25. Oktober 2026. Bei Fragen gibt Ihnen Sandra Laubscher, Geschäftsführerin, gerne Auskunft unter der Telefonnummer 031 306 93 85.