assistante d'établissement secteur facility management (h/f/d)

Samsic Emploi Suisse; Bussigny; On-site; CHF 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

SAMSIC-Emploi SA à Lausanne recrute une assistante d'établissement expérimentée pour assurer l’administration du personnel, le support RH et le suivi administratif et comptable.

Vous travaillez sous la responsabilité du directeur, en collaboration avec les services RH et Finance, et prenez en charge la gestion des dossiers, les contrats, la paie et les relances clients, tout en garantissant l’accueil et le traitement du courrier.

Qualifications

• Expérience en administration du personnel et paie.
• Capacité à assurer le support RH et le suivi comptable.
• Bon relationnel avec les interlocuteurs internes et externes.

Responsibilities

• Gérer l’administration du personnel et les dossiers du personnel.
• Rédiger contrats de travail et avenants, suivre les formalités.
• Gérer les démarches liées aux assurances et organismes.
• Saisir éléments fixes/variables pour salarisation et contrôler les tableaux de bord RH.
• Préparer documents commerciaux et correspondances clients et participer aux réponses aux appels d’offres.
• Saisir factures fournisseurs et notes de frais, suivre la caisse.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement, gérer le courrier et les fournitures.

Skills

Gestion administrative du personnel

Support administratif et comptable

Relation client interne

Tools

ERP

Sage

Excel

Job description

Ensemble, préparons votre avenir.

SAMSIC-Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine de tertaire

Mandatés par un de nos clients, nous recherchons un poste d'assistante d'établissement dans le secteur du facility management.

Vous appréciez les fonctions polyvalentes qui allient ressources humaines, administration et contacts avec de nombreux interlocuteurs ?

Au sein de cette entreprise de la région lausannoise, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de l’établissement. Sous la responsabilité du directeur d’établissement et en étroite collaboration avec le service RH et Finance, vous assurez la gestion administrative du personnel, le soutien commercial et le suivi administratif et comptable.

Vos principales missions :

• Assurer l’administration du personnel : constitution et mise à jour des dossiers, rédaction des contrats de travail et avenants, formalités d’engagement et suivi des permis de travail.
• Gérer les démarches auprès des assurances sociales et des organismes compétents, ainsi que le suivi administratif des maladies, accidents, allocations familiales, congés parentaux et vacances.
• Saisir les éléments fixes et variables nécessaires à l’établissement des salaires, effectuer les contrôles mensuels et tenir à jour les tableaux de bord RH.
• Veiller à l’application des procédures RH et de la réglementation en vigueur, tout en apportant conseil et soutien aux équipes.
• Préparer les documents commerciaux et les correspondances clients, et participer à la préparation des réponses aux appels d’offres.
• Créer et actualiser les dossiers et contrats clients dans l’ERP, préparer et contrôler la facturation, puis soutenir le service comptabilité dans les relances et le suivi des impayés.
• Mettre à jour les tableaux de bord d’activité et assurer le suivi administratif des contrôles qualité.
• Saisir les factures fournisseurs et les notes de frais, et assurer le suivi de la caisse de l’établissement.
• Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier et les commandes de fournitures.

Le Groupe Samsic est engagé dans une démarche RSE.