Assistante d'établissement secteur Facility Management (H/F/D)

Samsic Emploi; Bussigny; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

SAMSIC-Emploi SA recherche une assistante d’établissement pour soutenir les services RH et finances dans la région lausannoise. Vous assurerez l’administration du personnel, la gestion des dossiers et le suivi comptable, tout en préparant les documents clients et le support aux appels d’offres.

Vous travaillez sous la responsabilité du directeur d’établissement, en coordination avec le service RH et Finance, et vous assurez une présence efficace sur site pour garantir le bon fonctionnement de

Qualifications

• Expérience en gestion des ressources humaines et en comptabilité.
• Maîtrise du Pack Office et de la rédaction de documents.
• Organisation, méthode et rigueur dans les tâches variées.
• Autonomie tout en sachant collaborer avec les équipes.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

Responsibilities

• Assurer l’administration du personnel et la gestion des dossiers.
• Rédiger les contrats et avenants et suivre les formalités d’engagement.
• Suivre les aspects comptables et les systèmes de paie.
• Préparer documents commerciaux et réponses aux appels d’offres.
• Contrôler la facturation et aider le service comptabilité.
• Veiller au respect de la législation du travail et des procédures RH.

Skills

Gestion des ressources humaines

Comptabilité

Pack Office

Rigueur et organisation

Autonomie

Travail en équipe

Discrétion et confidentialité

Sens de l’écoute

Education

CFC d’employé(e) de commerce ou diplôme équivalent

Tools

Pack Office

Job description

Ensemble, préparons votre avenir.
SAMSIC-Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine de tertaire
Mandatés par un de nos clients, nous recherchons un poste d'assistante d'établissement dans le secteur du facility management.

Au sein de cette entreprise de la région lausannoise, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de l’établissement. Sous la responsabilité du directeur d’établissement et en étroite collaboration avec le service RH et Finance, vous assurez la gestion administrative du personnel, le soutien commercial et le suivi administratif et comptable.

Vos principales missions :

• Assurer l’administration du personnel : constitution et mise à jour des dossiers, rédaction des contrats de travail et avenants, formalités d’engagement et suivi des permis de travail.
• Gérer les démarches auprès des assurances sociales et des organismes compétents, ainsi que le suivi administratif des maladies, accidents, allocations familiales, congés parentaux et vacances.
• Saisir les éléments fixes et variables nécessaires à l’établissement des salaires, effectuer les contrôles mensuels et tenir à jour les tableaux de bord RH.
• Veiller à l’application des procédures RH et de la réglementation en vigueur, tout en apportant conseil et soutien aux équipes.
• Préparer les documents commerciaux et les correspondances clients, et participer à la préparation des réponses aux appels d’offres.
• Créer et actualiser les dossiers et contrats clients dans l’ERP, préparer et contrôler la facturation, puis soutenir le service comptabilité dans les relances et le suivi des impayés.
• Mettre à jour les tableaux de bord d’activité et assurer le suivi administratif des contrôles qualité.
• Saisir les factures fournisseurs et les notes de frais, et assurer le suivi de la caisse de l’établissement.
• Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier et les commandes de fournitures.

Le Groupe Samsic est engagé dans une démarche RSE.

• Vous disposez d’un CFC d’employé(e) de commerce, d’un diplôme équivalent ou de compétences acquises dans le cadre d’une évolution interne.
• Vous justifiez d’au moins deux ans d’expérience en gestion des ressources humaines, ainsi que d’une expérience professionnelle en comptabilité.
• Vous possédez une bonne connaissance de la législation applicable à la gestion du personnel.
• Vous maîtrisez les outils du Pack Office et disposez de bonnes capacités rédactionnelles.
• Vous faites preuve d’organisation, de méthode et de rigueur, avec une réelle capacité à gérer les priorités et à vous adapter à des missions variées.
• Vous travaillez de manière autonome tout en appréciant la collaboration en équipe.
• Votre aisance relationnelle, votre sens de l’écoute et votre disponibilité vous permettent d’apporter un soutien efficace aux collaborateurs et à vos différents interlocuteurs.
• Vous traitez les informations sensibles avec discrétion et respectez leur confidentialité.