Assistante d'établissement secteur Facility Management

SAMSIC EMPLOI SA; Lausanne; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

SAMSIC EMPLOI SA, acteur majeur dans le domaine du facility management dans la région lausannoise, recherche une assistante d’établissement polyvalente. Sous la direction du directeur d’établissement, vous assurez l’administration du personnel, le soutien commercial et le suivi administratif et comptable.

Vous collaborez avec les services RH et Finance, gérez les contrats, les dossiers clients et le suivi des flux financiers, tout en garantissant confidentialité et qualité du service.

Qualifications

• Au moins deux ans d'expérience en gestion des ressources humaines.
• Expérience professionnelle en comptabilité exigée.
• Connaissance de la législation du personnel.

Responsibilities

• Assurer l'administration du personnel et la rédaction des contrats.
• Gérer les démarches sociales et le suivi administratif des absences et congés.
• Saisir et vérifier les éléments salariaux et tenir les tableaux de bord RH.
• Préparer les documents commerciaux et les correspondances clients, et soutenir la facturation.
• Contrôler la facturation et le suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité.
• Mettre à jour les tableaux de bord et assurer le traitement du courrier et des commandes.

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion des priorités

Rédaction

Travail en équipe

Education

CFC Employé(e) de commerce

Diplôme équivalent

Tools

Pack Office

Job description

Description de poste:

Ensemble, préparons votre avenir.

SAMSIC-Emploi SA, leader dans son domaine d'activité, est aujourd'hui la solution pour votre recherche d'emploi dans le domaine de tertaire

Mandatés par un de nos clients, nous recherchons un poste d'assistante d'établissement dans le secteur du facility management.

Vous appréciez les fonctions polyvalentes qui allient ressources humaines, administration et contacts avec de nombreux interlocuteurs ?

Au sein de cette entreprise de la région lausannoise, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de l'établissement. Sous la responsabilité du directeur d'établissement et en étroite collaboration avec le service RH et Finance, vous assurez la gestion administrative du personnel, le soutien commercial et le suivi administratif et comptable.

Vos principales missions :

• Assurer l'administration du personnel : constitution et mise à jour des dossiers, rédaction des contrats de travail et avenants, formalités d'engagement et suivi des permis de travail.
• Gérer les démarches auprès des assurances sociales et des organismes compétents, ainsi que le suivi administratif des maladies, accidents, allocations familiales, congés parentaux et vacances.
• Saisir les éléments fixes et variables nécessaires à l'établissement des salaires, effectuer les contrôles mensuels et tenir à jour les tableaux de bord RH.
• Veiller à l'application des procédures RH et de la réglementation en vigueur, tout en apportant conseil et soutien aux équipes.
• Préparer les documents commerciaux et les correspondances clients, et participer à la préparation des réponses aux appels d'offres.
• Créer et actualiser les dossiers et contrats clients dans l'ERP, préparer et contrôler la facturation, puis soutenir le service comptabilité dans les relances et le suivi des impayés.
• Mettre à jour les tableaux de bord d'activité et assurer le suivi administratif des contrôles qualité.
• Saisir les factures fournisseurs et les notes de frais, et assurer le suivi de la caisse de l'établissement.
• Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier et les commandes de fournitures.

Profil recherché:

• Vous disposez d'un CFC d'employé(e) de commerce, d'un diplôme équivalent ou de compétences acquises dans le cadre d'une évolution interne.
• Vous justifiez d'au moins deux ans d'expérience en gestion des ressources humaines, ainsi que d'une expérience professionnelle en comptabilité.
• Vous possédez une bonne connaissance de la législation applicable à la gestion du personnel.
• Vous maîtrisez les outils du Pack Office et disposez de bonnes capacités rédactionnelles.
• Vous faites preuve d'organisation, de méthode et de rigueur, avec une réelle capacité à gérer les priorités et à vous adapter à des missions variées.
• Vous travaillez de manière autonome tout en appréciant la collaboration en équipe.
• Votre aisance relationnelle, votre sens de l'écoute et votre disponibilité vous permettent d'apporter un soutien efficace aux collaborateurs et à vos différents interlocuteurs.
• Vous traitez les informations sensibles avec discrétion et respectez leur confidentialité.

Le Groupe Samsic est engagé dans une démarche RSE.