Assistant.e administratif.ve (40%)

EPFL; Lausanne; On-site; CHF 34,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Formation continue

Environnement multiculturel

Conditions de travail attractives

Job summary

EPFL, Centre Propédeutique (CePro) à Lausanne, recherche un.e assistant.e administratif.ve pour renforcer l’équipe lors de l’organisation des examens. Le poste implique la gestion des examens, le suivi des inscriptions et la coordination avec les enseignants, la reprographie et l’équipe IT, avec mise à jour des contenus dans ANS et un support utilisateur de premier niveau.

Contrat à durée déterminée (CDD), 40% d’occupation, début dès que possible, dans un environnement multiculturel et dynamique.

Qualifications

• Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit.
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques
• Capacité à interagir dans un environnement multiculturel
• Dynamisme, proactivité, sens des responsabilités et autonomie

Responsibilities

• Gestion des examens
• Suivi du processus d’inscription aux examens et communication avec les enseignants
• Coordination de l’impression et de l’archivage des examens
• Documentation des procédures et outils liés aux examens
• Mise à jour des cours dans ANS Students selon les listes transmises
• Traitement et suivi des scans des examens
• Support administratif et technique aux utilisateurs et gestion des demandes
• Maintenance et mise à jour du site web selon les besoins

Skills

Anglais courant

Français courant

Bureautique avancée

Job description

Mission

Le Centre Propédeutique (CePro) a pour mission de faciliter l’organisation et le déroulement des grands cours dispensés en première année.

Les objectifs du CePro sont notamment la coordination et la gestion des assistants d’enseignement, la participation à l’enseignement, la coordination de l’organisation technique et logistique des examens, le partage des ressources pédagogiques existantes et le développement de nouvelles ressources.

Le CePro cherche un.e assistant.e administratif.ve pour renforcer son équipe au niveau de l'organisation des examens.

Principales tâches et responsabilités

• Gestion des examens
• Assurant le suivi du processus d’inscription aux examens, notamment la communication avec les enseignant·es, l’envoi des rappels et le contrôle des inscriptions dans les délais impartis.
• Coordonnant la gestion des examens imprimés, incluant l’organisation de l’espace de stockage à la reprographie, l’archivage, le suivi des cartons, la transmission des informations nécessaires, ainsi que le contrôle des inscriptions et des documents.
• Assurant la documentation des procédures et des outils liés aux examens, en collaboration avec l’équipe de développement, notamment pour la documentation API.
• Effectuant la mise à jour des cours dans ANS Students, en fonction des listes d’étudiant·es transmises et selon les procédures établies.
• Assurant le traitement et le suivi des scans des examens, conformément aux procédures en vigueur.
• Coordonnant le processus d’impression des examens via CREP, notamment en contrôlant les documents transmis, en veillant au respect des délais et en assurant la coordination avec la Reprographie, les enseignant.es/ assistant.es ainsi qu’avec l’équipe IT du CePro.
• Préparant les plans de salles pour les examens ordinaires et différés, sur la base des informations et contraintes communiquées.
• Organisant les aspects administratifs et logistiques des examens différés, notamment la préparation des documents et le suivi de leur impression.
• Support administratif et technique aux utilisateur·trices et gestion des demandes Dans le cadre d’un processus défini par le CePro, la personne :
• Assure un support administratif et technique de premier niveau pour les demandes courantes, notamment par téléphone et par e-mail.
• Identifie, traite et suit les demandes relevant de son périmètre jusqu’à leur résolution, ou leur transmission au niveau de support approprié.
• Contribue à la maintenance et à la mise à jour du site web, en assurant le suivi et l’actualisation des contenus selon les besoins

Profil

• Maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques
• Capacité à interagir dans un environnement multiculturel
• Dynamisme et proactivité, grand sens des responsabilités, excellentes connaissances organisationnelles et capacité de travailler de façon autonome

Nous offrons

• Un environnement de travail dynamique et multiculturel dans une institution pluridisciplinaire de renommée internationale
• Des conditions de travail attractives
• Des possibilités de formation continue

Informations

Date d'entrée en fonction : dès que possible

Taux d'occupation : 40,00

Type de contrat : CDD

Durée : 1 an

Référence : 2487