Commis-e administratif/ve 3

University of Geneva; Genf; On-site; CHF 30,000 - 54,000; Part time

Job summary

L'Université de Genève recherche un(e) commis-e administratif-ve à 3–40% pour soutenir le Centre de médecine de premier recours (CeMPR) et le SMPR. Vous assurerez la logistique du programme d'enseignement, des colloques et des lunch meetings, et contribuerez à la gestion administrative et budgétaire.

Vous mettrez à jour le site web du SMPR et collaborerez avec le médecin adjoint pour résoudre les imprévus. Entrée en fonction dès que possible; contrat de droit public à durée indéterminée.

Qualifications

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Expérience de secrétaire ou dans une fonction similaire.
• Connaissance du matériel destiné aux cours et du système de gestion des salles des HUG et de l'UNIGE.
• Esprit d'initiative, autonomie, sens de l'organisation, rigueur et proactivité.
• Maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit.

Responsibilities

• Organiser la logistique du programme d'enseignement mensuel (collecte et diffusion des informations, réservation des salles, validation des heures d'enseignement postgrade, établissement de statistiques).
• Assurer la logistique des activités internes au service (colloques, présentations de cas, Journal-Club CREMA, lunch meetings) : convocations, suivi des présences, réservation des salles, planning et commandes de nourriture.
• Mettre à jour le site web du SMPR (présentations, ateliers, enseignement, pages liées aux colloques).
• Assurer le suivi budgétaire (vérification des contrats et signatures avec les sponsors, gestion des factures, suivi des dépenses, rédaction du rapport budgétaire annuel).
• Seconder le médecin adjoint dans ses tâches d'enseignement et résoudre de manière autonome les imprévus logistiques (problèmes de salle, absence d'un intervenant, etc.)

Skills

Initiative

Autonomie

Sens de l'organisation

Français écrit et parlé

Education

CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente

Job description

Description du poste

La Faculté de médecine de l'Université de Genève bénéficie d'une dynamique multiculturelle enrichissante à laquelle elle contribue par son rayonnement dans le cadre des mandats qu'elle s'est donnés : l'enseignement, la recherche et son partenariat avec les Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG).

Le Centre de médecine de premier recours (CeMPR) est le fruit de l’union entre le Service de médecine de premier recours (SMPR) des HUG et l’Institut universitaire de médecine de famille et de l’enfance (IuMFE) de l'UNIGE. Il promeut, en collaboration avec de nombreuses structures de soins, une médecine de premier recours forte, pertinente, cohérente et collaborative en mettant en commun des ressources pédagogiques, cliniques et de recherche. Il veut assurer des liens permanents et durables entre Université, Hôpital et Cité afin de renforcer notre système de santé dans une vision interprofessionnelle. Il a pour mission de développer et de contribuer à une formation de qualité en médecine de premier recours, répondant aux besoins individuels et aux enjeux contemporains.

Commis-e administratif-ve 3 à 40%

La mission principale de ce poste est de d'assurer la gestion logistique et administrative du programme d'enseignement du SMPR, des activités internes du service (colloques, présentations de cas, Journal-Club, lunch meetings), de la mise à jour du site web du SMPR et du suivi budgétaire lié à ces activités.

Tâches Principales

• Organiser la logistique du programme d'enseignement mensuel (collecte et diffusion des informations, réservation des salles, validation des heures d'enseignement postgrade, établissement de statistiques)
• Assurer la logistique des activités internes au service (colloques, présentations de cas, Journal-Club CREMA, lunch meetings) : convocations, suivi des présences, réservation des salles, planning et commandes de nourriture
• Mettre à jour le site web du SMPR (présentations, ateliers, enseignement, pages liées aux colloques)
• Assurer le suivi budgétaire (vérification des contrats et signatures avec les sponsors, gestion des factures, suivi des dépenses, rédaction du rapport budgétaire annuel)
• Seconder le médecin adjoint dans ses tâches d'enseignement et résoudre de manière autonome les imprévus logistiques (problèmes de salle, absence d'un intervenant, etc.)

Titre et compétences exigés

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
• Expérience professionnelle de secrétaire ou dans une fonction similaire
• Connaissance du matériel destiné aux cours et du système de gestion des salles de cours des HUG et de l'UNIGE
• Esprit d'initiative, autonomie, sens de l'organisation, rigueur et proactivité
• Maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit

Entrée en fonction

Dès que possible

Contact

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Prof. Idris Guessous ([e-mail]), Médecin-chef de service, Service de médecine de premier recours (SMPR), HUG

Informations complémentaires

• Contrat de droit public à durée indéterminée.
• L'Université de Genève offre des conditions d’engagement motivantes dans un cadre de travail stimulant. En nous rejoignant, vous aurez l'occasion de mettre en valeur vos compétences ainsi que votre personnalité et contribuer activement au rayonnement d'une Institution fondée en 1559.

Dans une perspective de parité, l'Université encourage les candidatures du sexe sous-représenté.