ASAP - Junior Workplace Coordinator 100%

Michael Page International (Schweiz) AG; Basel-Stadt; On-site; CHF 50,000 - 61,000; Full time

Job summary

Michael Page International (Schweiz) AG sucht einen Junior Workplace Coordinator (m/w/d) mit 100% Auslastung für das Büro Basel. Die Stelle umfasst administrative und operative Unterstützung des Workplace Services in Basel, sowie die Zusammenarbeit mit dem Senior Office Coordinator in Facility-Operationen.

Sie bringen einen Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie gute MS Office-Kenntnisse mit.

Qualifications

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung.
• Erfahrung in Büroverwaltung, Workplace Services oder Facility-Koordination.
• Gute MS Office Kenntnisse.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgezeichnete Organisation und Detailgenauigkeit.
• Kundenserviceorientierte Kommunikation.
• Erfahrung in internationalem Umfeld.
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung der Administration und des täglichen Bürobetriebs in Basel.
• Unterstützung des Senior Office Coordinators bei Facility-Operationen.
• Vertretung des Senior Office Coordinators bei Bedarf.
• Überwachung der Bürobedingungen inkl. HLK und Wasserversorgung.
• Budgetverfolgung, Reporting und Bürokoordination.
• Koordination von Lieferanten und externen Dienstleistern.
• Planung von Büroräumen, Besprechungsräumen und Veranstaltungen.
• Pflege der Workplace Services Intranetseite.
• Unterstützung bei EHS-Aktivitäten und Inspektionen.
• Behebung von Wartungs- oder Betriebsproblemen.

Skills

Bachelor-Abschluss

Büroverwaltung

MS Office

Deutsch-Englisch

Organisation

Kundenservice

Internationales Umfeld

Education

Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung

Job description

Als Junior Workplace Coordinator unterstützen Sie das Workplace Services Team in Europa, MENA und New Markets administrativ und operativ, mit Schwerpunkt auf das Büro in Basel.

ASAP - Junior Workplace Coordinator (m/w/d) 100%

Für ein international tätiges biopharmazeutisches Unternehmen mit starker globaler Präsenz und Fokus auf die Entwicklung innovativer Medikamente suchen wir einen Junior Workplace Coordinator für das Büro in Basel.

Beschreibung

• Hauptaufgaben umfassen: Unterstützung der Administration und des täglichen Betriebs des Büros in Basel zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität
• Unterstützung des Senior Office Coordinators bei Facility-Operationen, Büroinstandhaltung und arbeitsplatzbezogenen Anforderungen
• Vertretung des Senior Office Coordinators bei Bedarf
• Überwachung der Bürobedingungen und Koordination von Wartungsarbeiten, einschließlich technischer Anforderungen wie HLK und Wasserversorgung
• Unterstützung bei Budgetverfolgung, administrativem Reporting und allgemeiner Bürokoordination
• Koordination von Lieferanten und externen Dienstleistern zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Workplace Services
• Planung und Koordination von Büroräumen, Besprechungsräumen und Arbeitsplatzveranstaltungen
• Aufrechterhaltung einer einladenden, professionellen, sicheren und ordentlichen Büroumgebung für Mitarbeitende und Besucher
• Verwaltung und Aktualisierung der regionalen Workplace Services Intranetseite, um die Genauigkeit und Aktualität der Informationen sicherzustellen
• Unterstützung bei monatlichen EHS-Aktivitäten und Inspektionen, Dokumentation der Ergebnisse und Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten
• Überwachung der Arbeitsplatzbedingungen und proaktive Behebung von Wartungs- oder Betriebsproblemen

Profil

• Ein Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Büroverwaltung, Workplace Services, Facility-Koordination oder einer ähnlichen Supportfunktion
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit
• Starke Kommunikations- und Kundenservicefähigkeiten mit professionellem und zugänglichem Auftreten
• Erfahrung in der Unterstützung von Büroabläufen, Arbeitsplatzaktivitäten und Mitarbeiterevents
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
• Starke Priorisierungskompetenz und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
• Erfahrung in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld
• Proaktive, selbstmotivierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Stellenangebot

• Eine 4,5-monatige befristete Anstellung in einem international renommierten biopharmazeutischen Unternehmen
• Die Möglichkeit, in einem multikulturellen und internationalen Umfeld zu arbeiten
• Eine abwechslungsreiche Rolle, die Büroverwaltung, Facility-Koordination und Mitarbeitererfahrung kombiniert
• Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern