Administrative Mitarbeiterin / Administrativer Mitarbeiter Studiensekretariat

HEG-FR; Freiburg; On-site; CHF 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

HSW-FR Freiburg sucht eine administrative Kraft zur ganzheitlichen Betreuung von Studierenden während ihrer Ausbildung. Sie verantworten Einschreibung, Zulassung, Bestätigung und stehen in enger Abstimmung mit Studiengangleiter, Lehrkräften und weiteren Stellen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation der Sitzungen, Rechnungsstellung, Einsichtnahme in Prüfungen sowie die Beratung von Studierenden und Dozierenden.

Qualifications

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung.
• Sinn für ausgeprägte Organisation, der es ermöglicht, sich in einem komplexen Umfeld zurechtzufinden, sowie Verständnis für Fragen im Zusammenhang mit der Ausbildung.
• Dienstleistungsorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Eigeninitiative.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der MS‑Office‑Programme, idealerweise von IS‑Academia und Interesse, sich in neuen IT‑Systeme einzuarbeiten.
• Beherrschung der deutschen oder französischen Sprache, mit ausgezeichneten Kenntnissen der jeweils anderen Amtssprache.

Responsibilities

• Sicherstellung der administrativen Bearbeitung der Studierenden während ihrer gesamten Ausbildung (Einschreibung, Zulassung, Bestätigung, usw.).
• Unterstützung der Organisation und der akademischen Verwaltung (Planung der Sitzungen, Rechnungsstellung, Einsichtnahme in Prüfungen, usw.) in enger Zusammenarbeit mit dem Studiengangleiter, den Lehrkräften und anderen Dienststellen der HSW‑FR
• Betreuung des Empfangs sowie Beratung und Information für die Studierenden und die Dozierenden
• Die Rückverfolgbarkeit der operativen Betreuung der Studierenden mittels dedizierter IT‑Systeme sicherstellen

Skills

Organisation

Dienstleistungsorientierung

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Eigeninitiative

Sprachkenntnisse Deutsch/Französisch

Education

EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS-Office

IS-Academia

Job description

Die Hochschule für Wirtschaft (HSW‑FR) Freiburg ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES‑SO) und bietet zwei- und dreisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Master‑Niveau an.

Aufgaben und Tätigkeitsgebiete

• Sicherstellung der administrativen Bearbeitung der Studierenden während ihrer gesamten Ausbildung (Einschreibung, Zulassung, Bestätigung, usw.)
• Unterstützung der Organisation und der akademischen Verwaltung (Planung der Sitzungen, Rechnungsstellung, Einsichtnahme in Prüfungen, usw.) in enger Zusammenarbeit mit dem Studiengangleiter, den Lehrkräften und anderen Dienststellen der HSW‑FR
• Betreuung des Empfangs sowie Beratung und Information für die Studierenden und die Dozierenden
• Die Rückverfolgbarkeit der operativen Betreuung der Studierenden mittels dedizierter IT‑Systeme sicherstellen

Ihr Profil

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Sinn für ausgeprägte Organisation, der es ermöglicht, sich in einem komplexen Umfeld (hohes Volumen an Sitzungen und Beteiligten) zurechtzufinden, sowie Verständnis für Fragen im Zusammenhang mit der Ausbildung
• Dienstleistungsorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Ausgezeichnete Kenntnisse der MS‑Office‑Programme, idealerweise von IS‑Academia und Interesse, sich in neuen IT‑Systeme einzuarbeiten
• Beherrschung der deutschen oder französischen Sprache, mit ausgezeichneten Kenntnissen der jeweils anderen Amtssprache

Zusatzinformationen

• Beschäftigungsgrad: 80-100% von März bis August 2027, danach 80-90%
• Auskünfte: Patrick Tinguely, Leiter des Studiengangs, Tel. [phone]
• Stellenantritt: 1. März 2027 oder nach Vereinbarung
• Bewerbungsfrist: 30. November 2026