Administrative & Back Office Coordinator 100%

Spotted; Lausanne; Vor Ort; CHF 70.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Spotted recherche un Coordinateur Administratif & Back Office (h/f/d) à Lausanne pour assurer le bon fonctionnement des services administratifs, financiers et opérationnels sur site.

Rattaché à la direction, vous serez le point de contact clé pour les questions administratives et de back-office, garantissant efficacité et qualité des processus quotidiens. Poste 100% sur site avec interactions multiples à tous les niveaux.

Qualifikationen

• Expérience en administration, back office, comptabilité, gestion de bureau ou rôle similaire.
• Bonne connaissance pratique de la facturation, des dépenses, de la comptabilité et du suivi des coûts.
• Expérience avec l'administration des ressources humaines et l'intégration des employés.
• À l'aise avec les outils numériques et les environnements Microsoft/Google.

Aufgaben

• Gérer les activités quotidiennes d'administration et de back-office, y compris les registres, les contrats et la documentation interne.
• Traiter et suivre les factures, dépenses et paiements et préparer la documentation pour la comptabilité et la TVA suisse.
• Soutenir l'administration des ressources humaines et coordonner l'intégration et la sortie des employés.
• Assurer le bon fonctionnement du bureau et coordonner les fournisseurs, achats et maintenance.
• Soutenir la direction lors des réunions, des déplacements et de la coordination générale.
• Maintenir le contenu du site web, les présentations et les supports de l'entreprise et soutenir LinkedIn et autres canaux.
• Surveiller les délais et les sujets administratifs en cours pour éviter les oublis.

Kenntnisse

Anglais (écrit et oral)

Structuré

Proactif

Autonome

Tools

Excel

Google Sheets

Jobbeschreibung

Assurez le bon fonctionnement de l'administration, des finances, des ressources humaines et des opérations de bureau - avec un rôle varié, beaucoup de responsabilités et une interaction directe avec la direction.

Coordinateur Administratif & Back Office (h/f/d) 100%

Lieu : Lausanne 100% Sur site Début : Dès que possible ou selon accord

Pour l'un de nos clients, une entreprise dynamique dans le secteur biotechnologie / santé, nous recherchons un Coordinateur Administratif & Back Office (h/f/d) fiable et bien organisé. Dans ce rôle polyvalent, vous serez un point de contact clé pour les questions administratives, financières et organisationnelles, garantissant le bon déroulement et l'efficacité des opérations quotidiennes.

Vos responsabilités

• Gérer les activités quotidiennes d'administration et de back-office, y compris les registres de l'entreprise, les contrats et la documentation interne
• Traiter et suivre les factures, dépenses et paiements et préparer la documentation pour la comptabilité, les services fiduciaires et la déclaration de la TVA suisse
• Soutenir l'administration des ressources humaines et coordonner l'intégration et la sortie des employés, y compris les accès, le matériel et la documentation
• Assurer le bon fonctionnement du bureau et coordonner les fournisseurs, achats, équipements, maintenance et prestataires externes
• Soutenir la direction avec les réunions, la planification, l'organisation des déplacements et la coordination générale
• Maintenir à jour le contenu du site web, les présentations et les supports de l'entreprise et soutenir LinkedIn ainsi que d'autres canaux de communication
• Surveiller les délais, tâches ouvertes, contrats et sujets administratifs en cours, en veillant à ce que rien ne soit oublié

Votre profil

• Vous avez de l'expérience en administration, back office, comptabilité, gestion de bureau ou un rôle similaire
• Vous possédez une bonne connaissance pratique de la facturation, des dépenses, de la comptabilité et du suivi des coûts
• Vous avez de l'expérience avec l'administration des ressources humaines et l'intégration des employés
• Vous êtes à l'aise avec Excel ou Google Sheets et maîtrisez les outils numériques
• Vous êtes structuré, proactif, autonome et attentif aux détails, capable de gérer plusieurs sujets simultanément
• Vous avez de solides compétences en anglais écrit et oral ; le français est fortement souhaité
• Une expérience dans une startup, biotech, medtech, santé ou environnement technique est un avantage, mais pas indispensable

Ce que nous offrons

• Un poste varié et polyvalent couvrant l'administration, les finances, les ressources humaines, la gestion de bureau et la communication
• Un haut niveau d'autonomie et de responsabilité, avec la possibilité de façonner activement les processus et les flux de travail
• Une collaboration directe avec la direction et un large éventail d'intervenants internes et externes
• Un rôle transversal central offrant une vision sur différents domaines de l'entreprise
• Un environnement de travail dynamique et moderne à Lausanne
• La possibilité d'apporter vos propres idées et d'améliorer les processus administratifs
• Un rôle où votre organisation, fiabilité et initiative ont un impact direct sur l'entreprise