Administrative & Back Office Coordinator 100%

Spotted; Lausanne; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Spotted recherche pour Lausanne un Coordinateur Administratif & Back Office (h/f/d) à 100%, sur site, dès que possible ou selon accord. vous travaillerez en lien direct avec la direction et contribuerez à la performance opérationnelle.

Vos missions incluent l’administration et le back‑office, la facturation, les dépenses et la comptabilité, le soutien RH et la relation avec les fournisseurs. Profil recherché : expérience en administration; maîtrise d’Excel/Google Sheets; anglais écrit et oral;

Qualifikationen

• Expérience en administration/back office, gestion de documents et de contrats.
• Connaissance de la facturation, dépenses, comptabilité et suivi des coûts.
• Expérience en administration des ressources humaines et intégration des employés.

Aufgaben

• Gérer les activités quotidiennes d'administration et de back-office, y compris les registres et la documentation interne.
• Traiter et suivre les factures, dépenses et paiements et préparer la documentation pour la comptabilité et la TVA suisse.
• Soutenir l'administration RH et coordonner l’intégration et la sortie des employés et leurs équipements.
• Assurer le bon fonctionnement du bureau et coordonner les fournisseurs, achats, équipements et maintenance.
• Soutenir la direction avec les réunions, la planification et l’organisation des déplacements.
• Maintenir le contenu du site web et des supports, et soutenir LinkedIn et autres canaux.

Kenntnisse

Administration

Back office

Accounting

Office management

Invoicing

Cost tracking

HR administration

Excel

Google Sheets

Anglais (écrit & oral)

Français souhaité

Biotech exposure

Tools

Excel

Google Sheets

Jobbeschreibung

Assurez le bon fonctionnement de l'administration, des finances, des ressources humaines et des opérations de bureau - avec un rôle varié, beaucoup de responsabilités et une interaction directe avec la direction.

Coordinateur Administratif & Back Office (h/f/d) 100%

Lieu : Lausanne 100% Sur site Début : Dès que possible ou selon accord

Pour l'un de nos clients, une entreprise dynamique dans le secteur biotechnologie / santé, nous recherchons un Coordinateur Administratif & Back Office (h/f/d) fiable et bien organisé. Dans ce rôle polyvalent, vous serez un point de contact clé pour les questions administratives, financières et organisationnelles, garantissant le bon déroulement et l'efficacité des opérations quotidiennes.

Vos responsabilités

• Gérer les activités quotidiennes d'administration et de back-office, y compris les registres de l'entreprise, les contrats et la documentation interne
• Traiter et suivre les factures, dépenses et paiements et préparer la documentation pour la comptabilité, les services fiduciaires et la déclaration de la TVA suisse
• Soutenir l'administration des ressources humaines et coordonner l'intégration et la sortie des employés, y compris les accès, le matériel et la documentation
• Assurer le bon fonctionnement du bureau et coordonner les fournisseurs, achats, équipements, maintenance et prestataires externes
• Soutenir la direction avec les réunions, la planification, l'organisation des déplacements et la coordination générale
• Maintenir à jour le contenu du site web, les présentations et les supports de l'entreprise et soutenir LinkedIn ainsi que d'autres canaux de communication
• Surveiller les délais, tâches ouvertes, contrats et sujets administratifs en cours, en veillant à ce que rien ne soit oublié

Votre profil

• Vous avez de l'expérience en administration, back office, comptabilité, gestion de bureau ou un rôle similaire
• Vous possédez une bonne connaissance pratique de la facturation, des dépenses, de la comptabilité et du suivi des coûts
• Vous avez de l'expérience avec l'administration des ressources humaines et l'intégration des employés
• Vous êtes à l'aise avec Excel ou Google Sheets et maîtrisez les outils numériques
• Vous êtes structuré, proactif, autonome et attentif aux détails, capable de gérer plusieurs sujets simultanément
• Vous avez de solides compétences en anglais écrit et oral ; le français est fortement souhaité
• Une expérience dans une startup, biotech, medtech, santé ou environnement technique est un avantage, mais pas indispensable

Ce que nous offrons

• Un poste varié et polyvalent couvrant l'administration, les finances, les ressources humaines, la gestion de bureau et la communication
• Un haut niveau d'autonomie et de responsabilité, avec la possibilité de façonner activement les processus et les flux de travail
• Une collaboration directe avec la direction et un large éventail d'intervenants internes et externes
• Un rôle transversal central offrant une vision sur différents domaines de l'entreprise
• Un environnement de travail dynamique et moderne à Lausanne
• La possibilité d'apporter vos propres idées et d'améliorer les processus administratifs
• Un rôle où votre organisation, fiabilité et initiative ont un impact direct sur l'entreprise