Administrative & Back Office Coordinator 100%

Spotted; Lausanne; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Spotted in Lausanne sucht eine zuverlässige Koordinator/in für Verwaltung & Back Office (m/w/d) 100%. Sie übernehmen zentrale administrative Aufgaben, Rechnungswesen, Personal onboarding/offboarding und koordinieren Büroabläufe.

Sie arbeiten eng mit dem Management und externen Partnern zusammen, pflegen Website-Inhalte und Presentationsmaterialien, und tragen dazu bei, Prozesse effizienter zu gestalten.

Qualifikationen

• Erfahrung in Verwaltung, Back Office, Buchhaltung oder Office Management.
• Gute Kenntnisse in Rechnungsstellung, Spesen, Buchhaltung und Kostenverfolgung.
• Erfahrung mit Personalverwaltung und Mitarbeitereinführung.
• Sicherer Umgang mit Excel oder Google Sheets.
• Strukturiert, proaktiv, selbstständig und detailorientiert; multitaskingfähig.
• Gute Englischkenntnisse; Französisch wünschenswert.
• Vorteilhaft: Erfahrung in Startup/Biotech/Medtech/HealthTech.

Aufgaben

• Verwaltung der täglichen administrativen und Back-Office-Aktivitäten.
• Bearbeitung von Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen; Vorbereitung der Unterlagen für Buchhaltung.
• Unterstützung der Personalverwaltung und Koordination von Onboarding/Offboarding.
• Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs; Koordination von Lieferanten, Einkäufen, Wartung.
• Unterstützung des Managements bei Meetings, Terminplanung und Reiseorganisation.
• Aktualisierung von Website-Inhalten, Präsentationen und Unternehmensmaterialien; LinkedIn-Unterstützung.
• Überwachung von Fristen und offenen Aufgaben; Administrative Themen im Blick behalten.

Kenntnisse

Verwaltung

Back Office

Buchhaltung

Office Management

Detailorientiert

Organisation

Selbstständigkeit

Englischkenntnisse

Tools

Excel

Google Sheets

Jobbeschreibung

Koordinator/in für Verwaltung & Back Office (m/w/d) 100%

Standort: Lausanne | 100 % | Vor Ort | Beginn: So bald wie möglich oder nach Vereinbarung

Für einen unserer Kunden, ein dynamisches Unternehmen im Biotech- / Gesundheitssektor, suchen wir eine zuverlässige und gut organisierte/n Koordinator/in für Verwaltung & Back Office (m/w/d). In dieser vielseitigen Position sind Sie ein zentraler Ansprechpartner für administrative, finanzielle und organisatorische Angelegenheiten und sorgen dafür, dass der tägliche Betrieb reibungslos und effizient verläuft.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung der täglichen administrativen und Back-Office-Aktivitäten, einschließlich Firmenunterlagen, Verträge und interne Dokumentation

• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen sowie Vorbereitung der Unterlagen für Buchhaltung, Treuhanddienstleistungen und Schweizer Mehrwertsteuerberichterstattung

• Unterstützung der Personalverwaltung und Koordination von Onboarding und Offboarding, einschließlich Zugänge, Ausstattung und Dokumentation

• Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs und Koordination von Lieferanten, Einkäufen, Ausstattung, Wartung und externen Dienstleistern

• Unterstützung des Managements bei Meetings, Terminplanung, Reiseorganisation und allgemeiner Koordination

• Aktualisierung von Website-Inhalten, Präsentationen und Unternehmensmaterialien sowie Unterstützung von LinkedIn und anderen Kommunikationskanälen

• Überwachung von Fristen, offenen Aufgaben, Verträgen und laufenden administrativen Themen, um sicherzustellen, dass nichts untergeht

Ihr Profil

• Sie verfügen über Erfahrung in Verwaltung, Back Office, Buchhaltung, Office Management oder einer ähnlichen Funktion

• Sie haben gute praktische Kenntnisse in Rechnungsstellung, Spesen, Buchhaltung und Kostenverfolgung

• Sie haben Erfahrung mit Personalverwaltung und Mitarbeitereinführung

• Sie sind sicher im Umgang mit Excel oder Google Sheets und fühlen sich im Umgang mit digitalen Tools wohl

• Sie sind strukturiert, proaktiv, selbstständig und detailorientiert und können mehrere Themen gleichzeitig managen

• Sie verfügen über starke schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Französisch ist sehr wünschenswert

• Erfahrung in einem Startup, Biotech, Medtech, Gesundheits- oder technischen Umfeld ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position, die Verwaltung, Finanzen, Personal, Office Management und Kommunikation abdeckt

• Ein hohes Mass an Autonomie und Verantwortung mit der Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten

• Direkte Zusammenarbeit mit Management und einer Vielzahl interner und externer Stakeholder

• Eine zentrale bereichsübergreifende Rolle mit Einblick in verschiedene Geschäftsbereiche

• Ein dynamisches und modernes Arbeitsumfeld in Lausanne

• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und administrative Prozesse zu verbessern

• Eine Rolle, in der Ihre Organisation, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative direkten Einfluss auf das Unternehmen haben