Administrative Assistenz (60-100%)

NZZone; Luzern; Hybride; CHF 65 000 - 90 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

Weiterbildungsmöglichkeiten

Moderner Arbeitsplatz in Bahnhofsnähe

Résumé du poste

Universität Luzern sucht ab dem 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung eine/n administrative/n Mitarbeiter/in zur zentralen Anlaufstelle der Fakultät für Verhaltenswissenschaften und Psychologie. Sie unterstützen Dekanat, Professuren und Fakultätsleitung mit vielseitigen administrativen Aufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Korrespondenz, Reiseplanung, Abrechnung von Spesen und Mitarbeit in Projekten. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Moten und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Deutsch ist sicher in Wort und Schrift, Englischkenntnisse erwünscht.
• Moderne Arbeits- und Kommunikationsmittel beherrschen.
• Organisationstalent, Flexibilität und Zuverlässigkeit.
• Dienstleistungsmentalität und Teamfähigkeit sind wichtig.

Responsabilités

• Unterstützung des Dekanats und der Fakultätsleitung bei administrativen Aufgaben.
• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sowie Protokollführung und Terminplanung.
• Bearbeitung von E‑Mail-/Telefonanfragen sowie Verwaltung der zentralen Kontakte.
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Reisen und Konferenzen.
• Betreuung von Praktikant:innen und Gastforscher:innen, Personaladministration.

Connaissances

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisation

Flexibilität

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

MS Office

Formation

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar

Outils

MS Office

Description du poste

Die Universität Luzern ist eine moderne, persönliche und dynamische humanwissenschaftliche Universität im Herzen der Schweiz und Europas. Getreu dem Leitsatz «Moving Human Sciences» konzentrieren wir uns mit sechs Fakultäten und zwei Akademien auf Menschen und ihre Institutionen. Unsere Ambition ist es, die Universität Luzern zu einem zukunftsweisenden und international sichtbaren Zentrum von Forschung und Lehre zu Humanwissenschaften zu entwickeln.

Die Fakultät für Verhaltenswissenschaften und Psychologie konzentriert sich auf innovative Forschungsprojekte, die die professionelle Versorgung in der Schweiz unterstützen und zur Positionierung Luzerns als internationaler Forschungsstandort für Humanwissenschaften beitragen. Sie bietet aktuell Ausbildungen auf Bachelor- und Postgraduiertenstufe und ab 2027 einen Masterstudiengang an. Die Fakultät betreibt zudem eine Praxisstelle und ein verhaltenswissenschaftliches Labor.

Wir suchen auf den 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung eine/n.

Aufgabenbereich

Als zentrale administrative Anlaufstelle leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum erfolgreichen Betrieb unserer Fakultät. Die Stelle kann je nach Verfügbarkeit und Qualifikation auf mehrere Personen aufgeteilt werden. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Unterstützung des Dekanats:

• Erteilen allgemeiner Auskünfte sowie Bewirtschaftung der zentralen E-Mailadresse und Telefonnummer
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben und Mitarbeit in diversen Projekten

Unterstützung der Professuren:

• Erfassung und Abrechnung von Spesen und Rechnungen
• Organisation und Planung von Reisen
• Administrative Unterstützung bei der Planung und Organisation von Konferenzen
• Unterstützung bei weiteren administrativen Aufgaben im Lehr- und Forschungsbetrieb

Unterstützung der Fakultätsleitung:

• Organisation, Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen und Anlässen (z.B. Protokollführung, Raumbuchungen)
• Unterstützung bei Geschäftsführung und Bewirtschaftung des E-Mailpostfachs
• Mitarbeit in der Personaladministration und bei der Einführung von neuen Mitarbeitenden
• Administrative Betreuung von Praktikant:innen und Gastforschenden

Anforderungen

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung idealerweise im Hochschulumfeld
• Versiert im Umgang mit modernen Arbeits- und Kommunikationsmitteln
• Stilsicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
• Schnelle Auffassungsgabe, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsstark, flexibel und mit der Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Dienstleistungsmentalität und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit an einer dynamischen Fakultät
• Die Zusammenarbeit in einem motivierten und kollegialen Team
• Einen modernen Arbeitsplatz in Bahnhofsnähe
• Flexible Arbeitszeiten mit Möglichkeit für einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Nutzung des Hochschulsports Campus Luzern