Technicien(ne) en gestion documentaire

Tetra Tech; Montreal; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Tetra Tech est à la recherche d’un technicien(ne) en gestion documentaire pour soutenir les équipes de projet à Montréal et au Québec. Vous collaborerez avec le Chef d’équipe et les coordonnateurs afin d’assurer l’accès et l’intégrité des documents.

Le candidat idéal possède un DEC en documentation, 2 à 5 ans d’expérience et une maîtrise avancée d’Outlook et d’Excel. Une connaissance d’Aconex et de SharePoint est un atout essentiel.

Qualifications

• DEC en documentation ou administration ou équivalent.
• 2 à 5 années d’expérience pertinente.
• Expérience en génie conseil ou connexe.
• Maîtrise de Microsoft Outlook et de la suite Microsoft Office.
• Maîtrise d’Excel.
• Connaissance d’Aconex (atout).
• Connaissance accrue de SharePoint.

Responsibilities

• Prendre en charge les tâches attribuées par le coordonnateur via le système de gestion des demandes centralisées dans les délais convenus.
• Rendre accessibles les documents dans le système de gestion documentaire électronique.
• Recevoir, vérifier et transmettre les documents de projet aux intervenants concernés.
• Classer les documents (fournisseurs, clients, internes).
• Faire le suivi et la relance des documents avec les logiciels internes/externes.
• Mettre à jour les outils de suivi documentaire de projet.
• Répondre aux demandes des usagers internes et externes.
• Former les usagers à l’utilisation des systèmes et procédures.

Skills

Communication efficace

Gestion des priorités

Adaptabilité

Rigueur

Autonomie

Esprit d’équipe

Education

DEC en documentation

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Office

Excel

SharePoint

Aconex

Job description

Pour Tetra Tech, c’est l’humain d’abord et avant tout.

Nous sommes conscients que nos gens sont notre force, et c’est pourquoi nous en faisons notre priorité.

Tetra Tech c’est 25 000 employés aux quatre coins du monde, c’est 5.5 milliards $ de chiffre d’affaires, et plus de 125 000 projets dans 125 pays annuellement. C ’ est é galement 3 500 employ é s au Canada dont 1 300 au Qu é bec , qui travaillent avec les plus grands clients d ’ ici et d ’ ailleurs.

Ton Rôle

Relevant du Chef d’équipe Gestion documentaire, le(la) technicien(ne) travaille en étroite collaboration avec les coordonnateurs du département dans le but d’accompagner les équipes de projet dans leurs mandats.

Tes Responsabilités Au Quotidien

• Prendre en charge les tâches qui lui sont attribuées par le coordonnateur via le système de gestion des demandes centralisées dans les délais convenus;
• Rendre accessibles les documents dans le système de gestion documentaire électronique;
• Recevoir, vérifier et transmettre les documents de projet aux bons intervenants, selon les exigences documentaires entendus;
• Classer les documents, incluant les documents de fournisseurs, documents clients et les documents produits à l'interne;
• Faire le suivi et la relance des documents à l’aide des différents logiciels (internes/externes);
• Mettre à jour les différents outils de suivi documentaire de projet;
• Répondre aux demandes et questionnements de nature courante des usagers internes et externes;
• Former des usagers internes, des fournisseurs et/ou des clients à l’utilisation des système et procédures de gestion documentaire;
• Participer aux rencontres d’équipe du département de gestion documentaire;
• Soulever toute problématique technique aux coordonnateurs.
• Émettre ses recommandations d’amélioration lorsqu’applicable, au chef d’équipe.

Formation et expérience

• Technique (DEC) en documentation, en administration, ou expérience jugée équivalente;
• 2 à 5 années d’expérience pertinente;
• Expérience en génie conseil ou connexe;
• Maîtrise de Microsoft Outlook;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Maîtrise d’Excel
• Connaissance d’Aconex (Atout);
• Connaissance accrue de Sharepoint;

Aptitudes et habiletés

• Bonne communication;
• Bonne gestion des priorités;
• Capacité d’adaptation aux changements;
• Minutie, souci du détail et rigueur;
• Habiletés relationnelles axées sur le service, l’accompagnement des collègues et le travail d’équipe;
• Sens développé d’organisation, d’autonomie et de flexibilité;
• Aisance avec les outils informatiques;
• Analyse et résolution de problèmes.

Additional Information

• Organization: 711 TQE