Spécialiste En Gestion Documentaire

Fuze HR Solutions; Montreal; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Fuze HR Solutions recherche un(e) spécialiste en gestion documentaire dans le cadre d’un programme de transformation numérique. Vous moderniserez et structuralisez les documents physiques et numériques, tout en assurant la gouvernance de l’information et le respect des exigences légales, notamment la Loi 25.

Relevant du Responsable du bureau de projets, vous optimiserez SharePoint et Microsoft 365 et accompagnerez les équipes dans les usages numériques.

Qualifications

• Diplôme ou formation équivalente en archivistique ou gestion documentaire.
• Minimum 3 ans d’expérience en gestion documentaire, idéalement en environnement numérique.
• Maîtrise des principes de classification, de conservation et de gouvernance de l’information.
• Expérience pratique de SharePoint et de Microsoft 365.
• Connaissance des exigences légales liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.

Responsibilities

• Analyser et organiser les fonds documentaires existants et mettre à jour les plans de classification.
• Participer à l’implantation et à l’optimisation des solutions GED, dont SharePoint et Teams.
• Assurer l’intégrité, l’accès et la sécurité des documents; appliquer les calendriers de conservation.
• Contribuer à la migration et à l’amélioration des processus documentaires.
• Former et accompagner les équipes à l’adoption des outils numériques.

Skills

Rigueur et organisation

Analyse et résolution de problèmes

Autonomie et initiative

Gestion des priorités

Communication

Collaboration

Gestion du changement

Amélioration continue

Education

Diplôme universitaire en archivistique / gestion documentaire / sciences de l’information

Tools

SharePoint

Microsoft 365

Microsoft Teams

Job description

Spécialiste en gestion documentaire

Statut : Mandat temporaire de 24 mois

Horaire : 35 heures par semaine

Supérieur immédiat : Responsable du bureau de projets

Sommaire du poste

Dans le cadre d’un programme de transformation numérique, notre client recherche un(e) spécialiste en gestion documentaire pour moderniser, structurer et optimiser la gestion de ses documents physiques et numériques.

Relevant du responsable du bureau de projets, la personne contribuera à la gouvernance de l’information, à l’implantation de solutions GED et au respect des exigences légales et réglementaires. Elle jouera également un rôle clé dans l’optimisation de SharePoint et de Microsoft 365, ainsi que dans l’accompagnement des équipes.

Principales responsabilités

1. Analyse et organisation documentaire

• Analyser et structurer les fonds documentaires existants.
• Élaborer et mettre à jour les plans de classification et les structures documentaires.
• Définir des règles de classement, de nommage et de repérage.
• Analyser les besoins et recommander des solutions adaptées.

2. Gestion documentaire numérique et conservation

• Participer à l’implantation et à l’optimisation des solutions GED, notamment SharePoint et Microsoft Teams.
• Assurer l’intégrité, l’accessibilité, la sécurité et la pérennité des documents.
• Appliquer les calendriers de conservation et les règles de disposition.
• Contribuer aux projets de numérisation, de migration et d’amélioration des processus.

3. Gouvernance et conformité

• Élaborer et mettre à jour les politiques et procédures documentaires.
• Assurer le respect des exigences légales et réglementaires en gestion documentaire, en accès à l’information et en protection des renseignements personnels, notamment celles liées à la Loi 25.
• Mettre en place des pratiques favorisant la confidentialité et la sécurité de l’information.
• Assurer une veille des normes et des meilleures pratiques.

4. Formation et gestion du changement

• Conseiller les équipes sur les bonnes pratiques documentaires.
• Concevoir des guides et du matériel de formation.
• Former et accompagner les utilisateurs dans l’adoption des outils et processus numériques.
• Favoriser l’adhésion aux changements et l’amélioration continue des pratiques.

Exigences et qualifications

• Diplôme universitaire en archivistique, en gestion documentaire, en sciences de l’information ou dans un domaine connexe, ou formation et expérience équivalentes.
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente en gestion documentaire, idéalement en environnement numérique.
• Maîtrise des principes de classification, de conservation et de gouvernance de l’information.
• Expérience pratique de SharePoint et de Microsoft 365.
• Connaissance des exigences légales applicables, notamment en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.
• Absence d’empêchement judiciaire incompatible avec le poste.

Compétences et qualités recherchées

• Rigueur et organisation : structurer l’information et assurer la qualité du travail.
• Analyse et résolution de problèmes : évaluer les besoins et proposer des solutions.
• Autonomie et initiative : gérer ses dossiers et établir les priorités.
• Gestion des priorités : respecter les échéanciers et gérer plusieurs mandats.
• Communication : vulgariser l’information et communiquer efficacement.
• Collaboration : travailler avec des équipes multidisciplinaires.
• Gestion du changement : accompagner les utilisateurs dans l’adoption des outils.
• Amélioration continue : optimiser les processus et les pratiques numériques.