Technicien(ne) en gestion documentaire

Tetra Tech; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Tetra Tech, Inc. à Montréal recherche un technicien(ne) en gestion documentaire pour soutenir les équipes projets en matière de documents et de flux d’information. Vous gérerez, classerez et transmettrez les documents selon les exigences du département.

Le candidat doit posséder un DEC en documentation ou équivalent et 2 à 5 années d’expérience dans un contexte de génie conseil ou connexe, avec une bonne maîtrise d’Outlook et de la suite Office.

Qualifications

• DEC en documentation ou en administration ou expérience équivalente.
• 2 à 5 années d’expérience pertinente.
• Expérience en génie conseil ou connexe.
• Maîtrise de Microsoft Outlook et de la suite Microsoft Office.
• Connaissance d’Aconex et SharePoint souhaitées.

Responsibilities

• Prendre en charge les tâches attribuées par le coordonnateur via le système de gestion des demandes centralisées dans les délais.
• Rendre accessibles les documents dans le système de gestion documentaire électronique.
• Recevoir, vérifier et transmettre les documents de projet aux intervenants.
• Classer les documents (fournisseurs, clients, documents internes).
• Faire le suivi et la relance des documents avec les logiciels internes/externes.
• Mettre à jour les outils de suivi documentaire de projet.
• Répondre aux demandes des usagers internes et externes.
• Former les utilisateurs à l’utilisation des systèmes et procédures de gestion documentaire.
• Participer aux réunions d’équipe du département gestion documentaire.
• Soulever les problématiques techniques et émettre des recommandations.

Skills

Bonne communication

Gestion des priorités

Adaptation

Minutie et rigueur

Esprit d’équipe

Organisation et autonomie

Education

DEC en documentation/administration ou équivalent

Tools

Connaissance d’Aconex

SharePoint

Microsoft Outlook

Microsoft Office

Job description

Pour Tetra Tech, c’est l’humain d’abord et avant tout.

Nous sommes conscients que nos gens sont notre force, et c’est pourquoi nous en faisons notre priorité.

Tetra Tech c’est 25 000 employés aux quatre coins du monde, c’est 5.5 milliards $ de chiffre d’affaires, et plus de 125 000 projets dans 125 pays annuellement. C ’ est é galement 3 500 employ é s au Canada dont 1 300 au Qu é bec , qui travaillent avec les plus grands clients d ’ ici et d ’ ailleurs.

Le développement durable fait partie de nos valeurs et nous l’intégrons au quotidien afin d’améliorer la situation de nos clients et celle de la planète. Nos projets et défis multidisciplinaires sont de portée locale, nationale et internationale.

Relevant du Chef d’équipe Gestion documentaire, le(la) technicien(ne) travaille en étroite collaboration avec les coordonnateurs du département dans le but d’accompagner les équipes de projet dans leurs mandats.

Tes responsabilités au quotidien :

• Prendre en charge les tâches qui lui sont attribuées par le coordonnateur via le système de gestion des demandes centralisées dans les délais convenus;
• Rendre accessibles les documents dans le système de gestion documentaire électronique;
• Recevoir, vérifier et transmettre les documents de projet aux bons intervenants, selon les exigences documentaires entendus;
• Classer les documents, incluant les documents de fournisseurs, documents clients et les documents produits à l'interne;
• Faire le suivi et la relance des documents à l’aide des différents logiciels (internes/externes);
• Mettre à jour les différents outils de suivi documentaire de projet;
• Répondre aux demandes et questionnements de nature courante des usagers internes et externes;
• Former des usagers internes, des fournisseurs et/ou des clients à l’utilisation des système et procédures de gestion documentaire;
• Participer aux rencontres d’équipe du département de gestion documentaire;
• Soulever toute problématique technique aux coordonnateurs.
• Émettre ses recommandations d’amélioration lorsqu’applicable, au chef d’équipe.

Formation et expérience

• Technique (DEC) en documentation, en administration, ou expérience jugée équivalente;
• 2 à 5 années d’expérience pertinente;
• Expérience en génie conseil ou connexe;
• Maîtrise de Microsoft Outlook;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Connaissance d’Aconex (Atout);
• Connaissance accrue de Sharepoint;

Aptitudes et habiletés

• Bonne communication;
• Bonne gestion des priorités;
• Capacité d’adaptation aux changements;
• Minutie, souci du détail et rigueur;
• Habiletés relationnelles axées sur le service, l’accompagnement des collègues et le travail d’équipe;
• Sens développé d’organisation, d’autonomie et de flexibilité;